Entre as muitas tendências criadas pela indústria ano após ano, uma que certamente veio para ficar – e já há um bom tempo – é a cloud computing, ou computação na nuvem.
Por essa razão, para qualquer profissional de contabilidade, saber o que é e como funciona a tecnologia cloud é essencial. Se você utiliza serviços simples como o Gmail, por exemplo, já desfruta de serviços na nuvem mesmo que não saiba disso.
As mudanças, no entanto, impactaram também na maneira como as empresas de softwares comercializam os seus serviços. O chamado software as a service (SaaS) se tornou uma tendência, reduzindo custos operacionais e aumentando a disponibilidade de tecnologia para pequenas e médias empresas.
Como funciona a tecnologia cloud?
Podemos explicar cloud computing da forma mais simples possível como um serviço de armazenamento e disponibilização de informações online. Em outras palavras, isso significa que você não precisa mais de um servidor físico para guardar os seus dados. Isso porque todas as informações podem ser enviadas pela internet para um servidor “virtual” – e de lá podem ser acessadas a partir de qualquer lugar.
Além de armazenar arquivos sem que você precise de um servidor físico para isso, a tecnologia cloud permite que sua capacidade de armazenamento seja estendida sempre que for necessário, não estabelecendo um limite para seus servidores. O método é totalmente seguro e você não corre o risco, por exemplo, de perder todos os seus arquivos caso pegue um vírus no computador.
Outra forma fácil de entender como funciona a tecnologia cloud é pensar no sistema de e-mail. Por estar na nuvem, ele pode ser acessado a qualquer hora e lugar, bastando apenas uma conexão com a internet. Todavia, os serviços em cloud não se restringem apenas ao e-mail e abrangem uma variedade de recursos, inclusive para atender à demanda das empresas.
Software como serviço: uma mudança de paradigma
Para a contabilidade, a tecnologia cloud pode agregar muito, pois facilita a comunicação com o cliente e o recebimento e envio de documentos de forma prática e segura. Pense na maneira como você adquiria licenças de software no passado. Em geral, essas licenças eram caras e limitadas a poucas máquinas. Além disso, de tempos em tempos era preciso comprar uma nova versão.
Embora o SaaS tenha se consolidado na última década, especialmente com os avanços na infraestrutura e na velocidade de conexão à internet, os primeiros experimentos nesse sentido remontam à década de 90, com as chamadas ASP (Application Service Provider).
A ideia do software como serviço mudou a maneira como as empresas se relacionam com a tecnologia. Hoje não é mais necessário adquirir licenças ou ter um hardware robusto para rodar softwares complexos. Basta fazer a assinatura de um serviço, com pagamento mensal mais acessível, e utilizá-lo a partir de qualquer dispositivo – o que inclui tablets e smartphones – para acessar as informações online.
Em termos de praticidade, todos ganham: os contadores têm acesso imediato às suas informações, a partir de qualquer lugar, a um custo operacional menor. Reduzem-se também os custos de mão de obra e manutenção. Do ponto de vista dos clientes, sistemas automatizados online tendem a resultar em serviços mais ágeis e dinâmicos.
Se isso já não fosse bom o suficiente, há também a questão da escalabilidade. Para empresas de pequeno e médio porte, investimentos iniciais em tecnologia podem comprometer uma boa parte dos investimentos, reduzindo o capital de giro. Ao utilizar serviços e softwares que operam na nuvem, o valor a ser gasto inicialmente cai consideravelmente, além de ser possível adquirir mais espaço de armazenamento ou capacidade de processamento sob demanda.
Segurança e confiabilidade acima da média
Ok, a essa altura você já compreendeu o que é cloud computing e quais são os benefícios que ela traz para o mundo empresarial. Entretanto, um dos questionamentos que muitos contadores fazem diz respeito à segurança das informações. Afinal, transacionar dados sensíveis online não é perigoso? Não corro o risco de ser interceptado por pessoas mal-intencionadas e acabar expondo os meus clientes?
Pois saiba que hoje em dia os riscos são muito reduzidos. Isso porque, ao usar serviços online, você compartilha de soluções de segurança e proteção de dados de altíssimo nível, ferramentas as quais certamente sua empresa não teria acesso em razão do alto custo de aquisição individual. Contudo, como os servidores agregam informações de diversas empresas em um só lugar, esse custo é diluído, permitindo que mais empresas compartilhem soluções de alta tecnologia.
Além disso, mesmo as suas informações podem ser armazenadas em níveis hierárquicos de prioridade. Dados mais sensíveis podem ser acessados de forma mais restrita, por um número menor de pessoas ou mediante a confirmação de algumas etapas de segurança. Tudo isso para que você não precise se preocupar e possa focar seus esforços no núcleo do seu negócio.
Cloud computing: muitos benefícios em um só serviço
Como você pôde perceber, são inúmeros os benefícios que os sistemas baseados em cloud computing trazem. A redução de custo é um dos principais chamarizes, mas na mesma esteira vêm ainda os ganhos em velocidade na execução de tarefas, além do aumento na produtividade e das melhorias em desempenho.
Para empresas que pretendem atuar em escala global, não há como fugir dessa tendência. Mais do que um diferencial competitivo, hoje é cada vez mais necessário fazer com que o seu negócio esteja integrado à nuvem. Mesmo os sistemas de emissão de nota fiscal hoje já estão funcionando sob um sistema que envia informações em tempo real para a Receita Federal. Tudo está conectado para proporcionar maior agilidade para todas as partes envolvidas.
5 razões para apostar no armazenamento na nuvem em contabilidade
Por tudo o que mencionamos acima, a essa altura você já deve estar ciente de muitos dos benefícios que essa tecnologia é capaz de proporcionar para o seu negócio. É muito fácil visualizar as melhorias em empresas, mas quando se trata de escritórios de contabilidade muitos ainda torcem o nariz: “preciso mesmo dessa solução?”
Para listar alguns benefícios mais específicos para esses profissionais, elencamos aqui pelo menos 5 razões pelas quais os escritórios de contabilidade e mesmo os profissionais autônomos deveriam recorrer ao armazenamento na nuvem como uma solução para melhorar a produtividade.
1. Auxílio em consultoria e na “nova contabilidade”
Se você atua com contabilidade há mais de uma década, certamente já deve ter percebido o quanto o papel do contador mudou ao longo dos anos. A rotina de trabalho que se tinha no ano 2000, por exemplo, é bastante distinta daquela que se tem hoje.
Muito disso se deve aos avanços da tecnologia. Hoje, ferramentas mais ágeis permitem ao profissional de contabilidade automatizar dezena de tarefas. Se as funções repetitivas passam a demandar menos tempo, por outro lado sobra tempo livre para que seja possível assumir outras funções.
Muito se fala hoje de que o perfil do profissional de contabilidade moderno precisa ser proativo. Mais do que um mero executor de tarefas, é preciso que ele utilize os seus conhecimentos de forma analítica, auxiliando as empresas na produção de relatórios mais completos e que facilitem a tomada de decisão.
Por essa razão, investir em ferramentas como essa, que armazenam dados na nuvem, acaba se tornando uma via de mão dupla benéfica para todos: mais agilidade ao profissional de contabilidade e mais subsídios para o empresário tomar decisões.
2. Aumento significativo de produtividade
Aumentar a produtividade é um desejo de toda e qualquer empresa e quando falamos de escritórios de contabilidade não é diferente. Reduzir as demandas sem que haja perda de qualidade no trabalho permite que o contador busque novos negócios, aumente a sua base de clientes ou diversifique os trabalhos que oferece.
O uso de softwares que funcionam na nuvem permite agilizar essas tarefas de forma significativa. Em muitos casos, é possível integrar múltiplos sistemas em um único lugar, o que resulta na redução de tarefas repetitivas.
Por exemplo, as notas fiscais emitidas por uma empresa não precisam ser recadastradas manualmente pelo contador, desde que exista um sistema integrado que lance as notas emitidas já na coluna dos recebidos. São ações simples e que parecem pouca coisa, mas que ajudarão a fazer sua empresa economizar um bom tempo.
Eliminando certos tipos de retrabalho, ganha o profissional de contabilidade, que passa a dispor de mais tempo livre para outras tarefas, e ganha o cliente, que visualiza resultados praticamente em tempo real se assim desejar.
3. Redução de espaço físico e menor custo de manutenção
Escritórios de contabilidade que estão há mais tempo no mercado sabem o quanto é oneroso manter arquivos físicos de anos anteriores. Com o passar do tempo, caixas se acumulavam em vários cantos, sendo necessário investir em organização, limpeza e em uma maior estrutura física.
A redução do número de documentos impressos fez com que até mesmo essa realidade fosse modificada. Hoje, desde as notas fiscais eletrônicas, passando pelos documentos que são entregues à Receita Federal, praticamente tudo pode ser feito online, reduzindo o acúmulo de papel de forma significativa.
Essa possibilidade permitiu uma mudança de paradigma para muitos profissionais de contabilidade. Em vez de escritórios próprios cada vez maiores, muitos migraram para espaços de coworking, justamente pelo fato de não precisarem manter “estocados” tantos arquivos.
Em resumo: a digitalização de documentos com armazenamento na nuvem não apenas reduz custos decorrentes da menor necessidade de espaço físico; ela também torna mais acessível a busca pelas informações, pois a partir de qualquer lugar com acesso à internet é possível localizar um arquivo em questão de segundos.
4. A digitalização é uma tendência
Reduzir a quantidade de documentos impressos é uma realidade em empresas e escritórios de contabilidade em todo o mundo. A tendência é que seja cada vez menor o número de arquivos impressos necessários. Eles não serão eliminados por completo, é claro, mas apontar uma queda de até 90% no tamanho dos arquivos não é nenhum absurdo.
A partir do momento que a digitalização se torna uma necessidade, o armazenamento de conteúdo digital passa a requerer plataformas específicas para isso. Até o presente momento, nenhuma se mostra tão eficiente quanto a computação na nuvem, seja pelo custo por GB ou pela facilidade de localizar informações.
Além dos documentos, há que se considerar ainda o uso que se faz dos dados obtidos em balanços e na contabilidade como um todo. Antes, bastava ver os demonstrativos uma vez por semana, por quinzena ou por mês para tomar decisões sobre o rumo dos negócios.
Hoje em dia, porém, muitos empresários precisam ter acesso em tempo real a esses dados. Buscá-los em um histórico que esteja disponível online para todos, empreendedores e contadores, é a forma mais simples de oferecer uma solução prática para todos os envolvidos.
5. Mais do que um diferencial competitivo
Podemos afirmar categoricamente que o armazenamento na nuvem é uma realidade nos dias de hoje. Por esse motivo, classificá-lo meramente como um diferencial competitivo já não é mais suficiente. A partir do momento que mais e mais contadores passam a utilizá-lo ele se torna regra.
Saem na frente, portanto, aqueles que o utilizam de forma eficiente e proporcionam algum valor agregado em seus serviços para os clientes. Aqueles que ainda não se adaptaram a essa realidade, nesse momento, “correm atrás” daqueles que já utilizam esses serviços há um bom tempo.
Contudo, nunca é tarde para buscar novos caminhos. Com custo mais acessível, a migração para a nuvem é simples e rápida e em poucas semanas o seu escritório já pode estar apto a competir de igual para igual com os profissionais que empregam as técnicas mais modernas disponíveis no mercado.
