Como emitir nota fiscal de maneira mais eficiente na sua empresa?

Emitir nota fiscal é um trabalho obrigatório para toda empresa, mas que pode ser extremamente cansativo e difícil para as companhias, especialmente as de pequeno porte, que não contam com o apoio de um departamento contábil.

Além disso, não são somente as empresas que estão sujeitas a emitir nota fiscal. Um dos elementos da contabilidade de prestadores de serviço é a emissão de notas, mesmo que o profissional seja MEI (nesse caso, deverá emitir nota quando prestar serviços para uma empresa).

Mas existe uma forma de facilitar o processo de emissão de notas fiscais para uma empresa? É possível agilizar o trabalho para que as pequenas empresas não sejam soterradas? Veja a seguir as respostas para essas dúvidas.

Entenda os tipos de notas fiscais que você pode e deve emitir

Você sabia que existem mais de 10 tipos diferentes de notas fiscais que as empresas podem emitir? Pois é! Essa variedade toda pode complicar a vida do pequeno empreendedor, que pode cometer erros ao emitir a nota errada e ter problemas fiscais por causa disso.

O primeiro passo para emitir uma nota fiscal de maneira mais eficiente, portanto, é entender como funciona cada tipo de NF disponível para sua empresa. Veja abaixo as mais importantes.

  • Nota Fiscal de Entrada: essa é a NF que prova que uma empresa recebeu determinado material ou mercadoria. Ela deve ser emitida em condições especiais, por isso tenha atenção nas regras sempre que sua empresa fizer uma compra;
  • Nota Fiscal de Devolução: é uma NF que deve ser emitida para anular uma operação de venda ou compra. Ela pode ser emitida tanto quando você compra algo quanto quando seu cliente desiste da compra;
  • Nota Fiscal de Exportação: essa é uma NF obrigatória para quem trabalha exportando produtos ou mercadorias;
  • Nota Fiscal eletrônica: é um dos tipos mais comuns de NF. Deve ser emitida sempre que um consumidor final fizer uma compra;
  • Conhecimento de Transporte eletrônico: é um documento fiscal eletrônico que serve para informar o transporte de cargas pelo país;
  • Nota Fiscal de Serviços eletrônica: é igual a Nota Fiscal eletrônica, mas apenas para serviços prestados por uma empresa para o consumidor final;
  • Nota Fiscal do Consumidor eletrônica: sabe o cupom fiscal que você recebe em uma loja ou no supermercado quando faz uma compra? A NFC-e é o mesmo documento, mas em versão eletrônica.

Agora que você já entende esses diferentes tipos de notas fiscais, sabe qual é a mais indicada para você. Por exemplo, um advogado deverá emitir a Nota Fiscal de Serviços eletrônica. Já uma loja, emitirá a Nota FIscal de Entrada sempre que comprar mercadorias, além da NFC-e e a Nota Fiscal Eletrônica.

Crie um sistema para emitir nota fiscal automaticamente

Agora que já entendemos as diferentes categorias de notas fiscais, como podemos emiti-las de maneira mais eficiente, para não prejudicar o andamento da empresa? Para isso, é importante criar um sistema bem estruturado.

Em primeiro lugar, é importante que sua empresa abra mão da emissão de notas manuais e fique apenas com as eletrônicas. Algumas companhias ainda trabalham com notas manuais, que são muito mais lentas e trabalhosas. Isso consome muito tempo e energia dos funcionários da companhia. Para corrigir a questão, instale um bom software eletrônico para emitir nota fiscal (preferencialmente um que trabalhe com computação em nuvem) e faça a transição para trabalhar apenas com documentos eletrônicos.

Além de ser muito mais fácil fazer a emissão eletrônica, você ainda conta com várias outras vantagens. Por exemplo, é um processo mais ágil, há um maior controle da sua parte e também é mais barato.

Em seguida, estabeleça uma rotina adequada para a emissão de notas na sua empresa. Defina como elas serão realizadas para poder adequar ao máximo à sua rotina, sem prejudicar o andamento do trabalho.

Não fique sem emitir as notas fiscais, pois a consequência é muito séria para a sua empresa. As multas nesses casos podem ser altíssimas e até mesmo colocar a sua empresa para fora do mercado.

Contrate uma consultoria de contabilidade para o trabalho

Emitir nota fiscal é um trabalho que leva muito tempo, especialmente do pequeno empresário ou de um prestador de serviços. Por isso, uma ótima estratégia é contratar uma consultoria de contabilidade para fazer esse trabalho.

Dessa forma, você pode tirar esse peso das suas costas e confiá-lo a um time de especialistas, que usam as melhores ferramentas do mercado para cumprir a missão.

Além disso, há um ganho enorme de produtividade quando você não precisa se preocupar com a  emissão de notas fiscais. 

Por exemplo, suponha que você gaste 1 hora por dia para lidar com esses documentos. No fim de um mês, são aproximadamente 22 horas extras (ou quase 3 dias de trabalho) que você pode usar para atender mais clientes, investir em campanhas de marketing ou em formação para se capacitar.

Dependendo de quanto você ganha por hora, esses 3 dias extras de trabalho podem trazer um rendimento considerável no fim do mês, ou seja: o suficiente para pagar a consultoria e ainda ficar com uma sobra.

Fonte: Consultoria RR

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