Você liga seu computador, vê rapidamente sua caixa de entrada com mais de 20 e-mails não lidos, percebe que tem 5 horas de reuniões e, em seguida, vai para o seu aplicativo de chat e encontra uma grande lista de tarefas de alta prioridade para fazer e envolver outros colegas de equipe. E daí você diz… como que eu vou conseguir fazer tudo isso hoje?
A gestão e os funcionários lidam com uma boa quantidade de tarefas todos os dias. Entre lidar com o desenvolvimento de projetos, responder e-mails, almoçar, e pular de uma videoconferência no Zoom para outra, como decidir quais tarefas realizar primeiro? Como organizar as atividades da equipe e saber em quais tarefas cada um está trabalhando? Como identificar possíveis gargalos se uma tarefa não for concluída a tempo?
Gerenciar tarefas para equipes vai além de criar uma lista simples de coisas a fazer e depois realizar cada uma delas. A fim de priorizar tarefas, gerenciar seu tempo e cumprir prazos, você precisa de um processo infalível. Isso se chama gestão de tarefas para equipes. Vamos nos aprofundar neste tema!
O que é gestão de tarefas para equipes?
Gestão de tarefas para equipes é o processo de priorizar uma tarefa, entender os passos do início ao fim, saber como organizar as tarefas da equipe, delegando subtarefas e definindo prazos para garantir que tudo seja feito dentro a tempo.
Uma tarefa pode ser algo simples como enviar um email, ou algo mais complexo, como criar um Ebook. Este último exigirá um fluxo de trabalho e subtarefas para ser concluído, como escrever, editar, criar o design, formatá-lo em um PDF e assim por diante. A maioria dessas tarefas também pode ter prazos e responsáveis de equipe diferentes.
É por isso que muitas vezes é importante olhar para a gestão de tarefas para equipes como um exercício de grupo e não individual. Desta forma, você pode ter uma visão geral do seu trabalho e ajudar sua equipe a cumprir os prazos. Outro benefício essencial da gestão de tarefas para equipes é ser capaz de manter uma carga de trabalho equilibrada. Com a flexibilidade de se ajustar e saber como delegar tarefas e prazos, você impede que você e seus colegas de equipe fiquem sobrecarregados.
Como fazer o gerenciamento de tarefas da equipe facilmente
Com o trabalho de sua equipe espalhado entre vários projetos diferentes, e provavelmente em vários fusos horários, é fácil deixar de acompanhar o progresso, e alguns imprevistos também podem surgir no caminho.
Usar uma ferramenta de gestão de equipes irá lhe ajudar a criar um processo transparente onde todos sabem o que está acontecendo e qual é o seu papel no processo, o que evita entraves para toda a equipe e um estresse no trabalho desnecessário para você.
Se você está procurando uma forma de fazer o gerenciamento de tarefas da equipe grátis e facilmente, aqui estão algumas soluções. Começamos usando nada menos que… o Trello!
Crie um fluxo de trabalho transparente
A primeira coisa que você precisa determinar é a grande e longa lista de passos que uma tarefa possui até chegar à fase de ‘Feito’. Um fluxo de trabalho pode ser tão simples quanto ‘A fazer, Fazendo e Feito’, ou algo muito mais complexo como ‘Reunir ideias, Escrever, Editar, Criar o design, Agendar, Publicar’.
Imagine acompanhar o andamento de uma tarefa em uma cadeia de e-mail? Multiplique essas tarefas com o número de projetos e pessoas que você gerencia. Ai! Não é de se surpreender que o seu dia já comece cheio de estresse.
Felizmente, há uma maneira melhor de acompanhar todas as coisas que você precisa, bem, acompanhar. Trello! Visualizar seus processos em um quadro Trello é uma ótima maneira de melhorar a transparência, a fim de ver as tarefas de cada membro, e onde uma tarefa ou projeto chega à fase de conclusão. Este nível de transparência é difícil de se alcançar quando toda a comunicação está restrita a uma sequência de e-mails e as informações mais importantes estão presas em vários documentos em seu computador.
Aqui vão 3 exemplos dos melhores quadros do Trello que podem ajudar a otimizar a transparência no trabalho em equipe e minimizar essa sensação de sobrecarga:
- Kanban Template : Este quadro ajuda você a visualizar todas as tarefas, limitar as tarefas em andamento e maximizar a eficiência do trabalho da sua equipe.
- Quadro OKR : Com este modelo de quadro do Trello, você pode criar um novo nível de transparência organizacional ao ter uma visão geral do progresso dos projetos e prioridades da equipe.
- Gerenciamento de Projetos : Este quadro tem a estrutura básica para criar o fluxo de trabalho ideal para sua equipe nas tarefas de projetos grandes ou pequenos.
Priorize as tarefas da sua equipe
É hora de começar a priorizar as tarefas mais importantes. Mas como?
Há alguns métodos de priorização incríveis. Tudo que você tem a fazer é escolher um com o qual você se sente mais confortável e começar. Aqui estão alguns exemplos:
- Matriz de Eisenhower: Um framework simples que ajuda você a agrupar tarefas em quatro níveis prioritários (Importante/Não Importante/Urgente/Não Urgente).
- Matriz de Priorização : Uma técnica que pode ser usada tanto em nível de equipe quanto de departamento para definir prioridades em termos de o que “deve ser feito”, “o que é legal de ser feito”, e, o que “não precisa ser feito agora”.
Depois de estabelecer o nível de importância de cada tarefa, você pode usar Etiquetas em seu Quadro do Trello para identificar rapidamente o que precisa de ação imediata. Tem até uma funcionalidade compatível com daltonismo!
Outra maneira de estabelecer prioridades dentro do seu quadro do Trello é usar o Power-Up de Prioridade de Cartão. Ele permite que você defina prioridades e classifique cartões de acordo com a sua importância, definindo os nomes dos níveis de prioridade. Os cartões com a prioridade mais alta apresentam um símbolo vermelho na frente do cartão para que você veja rapidamente quais são os que exigem sua atenção agora.
Mantenha todo mundo na mesma página
Independente do tamanho da equipe, a colaboração é fundamental para garantir que uma tarefa seja concluída a tempo. A melhor prática de colaboração, testada e aprovada, é assegurar que todos estejam organizados e na mesma página por meio do compartilhamento de arquivos, comentários, notas, idéias e histórico do projeto em seu quadro do Trello.
Estabeleça um lugar, como uma lista em seu quadro do Trello, com todos os recursos importantes que sua equipe possa precisar enquanto trabalha nas tarefas. Dessa forma, os membros da equipe podem aproveitar a mesma base de conhecimento sempre que precisarem — evitando perguntas recorrentes do tipo “ei, onde está o cronograma deste projeto?”
Equilibre e acompanhe a carga de trabalho
A Harvard Business Review descobriu recentemente que os trabalhadores gastam 41% do seu tempo, em média, concentrando-se em tarefas menos importantes e que poderiam ser facilmente delegadas a outras pessoas.
Monitorar tarefas de forma transparente dentro de um fluxo de trabalho permite que todos entendam quais tarefas são mais importantes ou exigem mais tempo, para que as equipes possam planejar seu tempo e cumprir os prazos de forma mais eficaz.
No Trello, usuários de Business Class e Enterprise podem usar Checklists Avançados para atribuir membros e datas de entrega a itens do checklist, para que todos saibam no que cada pessoa está trabalhando dentro de um cartão. Se preferir, você também pode ver estas tarefas do checklist na visualização de Calendário, ou na aba ‘Seus Itens’ na sua tela inicial do Trello.
Automatize tarefas para maximizar a produtividade da equipe
Nem toda tarefa precisa de interação humana para ser concluída. Alguns passos podem ser feitos com ferramentas de automação de tarefas. O Butler é o seu robô pessoal que organiza o quadro do Trello e as tarefas da maneira que quiser sem que você precise levantar um dedo.
O Butler permite que as equipes turbinem a sua produtividade e eliminem a sobrecarga mental através de regras, comandos e botões que podem realizar praticamente qualquer tarefa. Aqui estão algumas tarefas que você pode automatizar para melhorar a eficiência da sua equipe:
- Criar tarefas recorrentes como “Criar cartão X toda segunda-feira” ou “Criar uma nova lista no primeiro dia de cada mês”
- Mover um cartão para a lista “Concluído” ou para o próximo passo quando todos os itens do checklist estiverem concluídos.
- Atribuir um membro a um cartão quando um cartão é movido para uma lista específica.
- E muito mais!
Celebre as grandes (e pequenas) vitórias!
Agora que você está se sentindo capaz de enfrentar sua lista de tarefas de forma mais eficiente, é hora de fazer a festa. Celebrar pequenas e grandes vitórias é uma maneira importante de acompanhar as conquistas incrementais e trabalhar em direção a metas mais ambiciosas. Um estudo por Harvard Business Review descobriu que perceber as pequenas vitórias todos os dias aumenta a motivação no trabalho.
No Trello, queremos celebrar cada uma das tarefas que sua equipe passar para a lista “Feito”. Roube um sorriso do rosto da sua equipe com uma explosão de confetes na tela (literalmente). Basta adicionar o 🎉 no título de qualquer lista!
E lembre-se, a gestão de tarefas para equipes é priorizar tarefas, entender o processo do início ao fim, atribuir e gerenciar tarefas para alcançar sua fase de conclusão e celebrar a jornada.
Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Siga-nos no Twitter (@trello)!
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