Por conta da pandemia, muitas empresas optaram pelo trabalho home office para conseguir manter suas atividades. Reuniões presenciais foram substituídas por videoconferências. Mas por que fazer videoconferência cansa?
Sabemos que a tecnologia é fundamental para facilitar o nosso dia a dia. Porém, até que ponto realmente pode otimizar as nossas tarefas? Muitos reclamam do excesso de reuniões justamente pela facilidade do formato vídeo.
Se a videoconferência virar uma rotina, os profissionais podem acabar ainda mais cansados e estressados. Portanto, as lideranças precisam ficar de olho na forma como utilizam essa ferramenta.
Neste post, vamos responder as seguintes questões:
- Videoconferência é a melhor solução?
- Por que fazer videoconferência cansa;
- É possível melhorar a qualidade das reuniões virtuais?
Acompanhe!
Videoconferência é a melhor solução?
Seus colaboradores fazem aquela cara quando você fala em “reunião por videoconferência“? Então existe a possibilidade dessa ferramenta estar sendo mal utilizada na sua empresa!
Sabemos que nem todo mundo tem as melhores condições de fazer uma reunião à distância. Conexão de internet ruim, espaço inadequado dentro de casa, falta de equipamentos, interferência de pessoas e ruídos externos etc. Logo, é compreensível que as pessoas não gostem muito da ideia.
Porém, essa alternativa tem se mostrado importante no combate à disseminação do COVID-19. Ela evita aglomerações no ambiente de trabalho e preserva a saúde das pessoas que se enquadram nos grupos de risco.
Esse formato de comunicação se popularizou porque permite o contato entre várias pessoas ao mesmo tempo, e de qualquer parte do mundo. Desde que haja, é claro, uma conexão estável de internet.
Para multinacionais e grandes empresas, a prática é ainda mais recorrente. Ou seja, a barreira geográfica não é mais um problema para realizar reuniões com as equipes.
A plataforma Skype já registrou um aumento de 70% no número de usuários cadastrados. A do Zoom, por exemplo, cresceu de 10 milhões para 200 milhões de usuários!
Dados como esse só reforçam a importância de flexibilizar a comunicação e aproximação entre as pessoas. No momento atual de pandemia, é essencial que as empresas ofereçam flexibilidade ao colaborador se uma atividade pode ser realizada remotamente.
Mas sempre existem desafios como: por que fazer videoconferência cansa, e como tornar uma reunião de vídeo menos cansativa?
O que pode ser uma mão na roda pode se tornar também um problema.
A videoconferência é sim uma ferramenta importante para alinhar objetivos e metas com as equipes. Ela dispensa aglomerações e deslocamentos desnecessários. Porém, se feita com frequência ou de qualquer jeito pode ter o efeito contrário.
No próximo tópico, você vai entender quais motivos tornam uma reunião por vídeo desgastante. Continue lendo!
Por que fazer videoconferência cansa?
Você já saiu esgotado de uma videoconferência? Ou com a sensação de que a reunião não foi lá tão produtiva?
Por que será que isso acontece? Por que fazer videoconferência cansa?
Segundo pesquisas, o nosso cérebro entende que a comunicação com alguém do outro lado da tela não é “natural”. Isso gera um esforço maior para interpretar os sinais da interação!
Numa chamada de vídeo, o tom de voz, as expressões faciais e gestos dos participantes ficam confusos, distorcidos e limitados. Dessa forma, somos obrigados a prestar o dobro de atenção para conseguir captar bem a mensagem.
Além disso, a videoconferência tem o componente da distração. Quem nunca ficou prestando mais atenção no cenário do interlocutor do que nele mesmo? Ou deu uma rápida olhada no celular enquanto a pessoa estava falando?
E não podemos esquecer que ficar sentado por horas, na mesma posição, olhando para a tela é também extremamente cansativo. Os olhos precisam de descanso, e o corpo precisa de alongamento.
Ou seja, reuniões por chamada de vídeo acabam sendo desgastantes porque interferem nos processos automáticos da comunicação.
Mas o que fazer? A videoconferência precisa acontecer e gerar bons resultados!
Existem dicas simples para tornar sua videoconferência menos cansativa. Confira no tópico a seguir!
É possível melhorar a qualidade das reuniões virtuais?
A dica básica para que suas videoconferências não sejam tão maçantes é a moderação. Use o bom senso e agende esses encontros apenas quando for realmente necessário.
Reveja qual é a melhor estratégia para o seu modelo de negócio. O que funciona melhor para as equipes? O que eles acham sobre o assunto?
Pode ser que reuniões mais rápidas, pontuais e frequentes sejam mais produtivas para seus colaboradores. Ou então, faça menos encontros e reúna pautas semelhantes para tirar várias dúvidas de uma só vez.
Seja qual for a sua estratégia, vale investigar com os próprios colaboradores por meio de pesquisas de opinião, testes e uma conversa direta.
Acompanhe as dicas a seguir para evitar que a videoconferência seja aquela chatice!
1. Transmita uma boa imagem
Se você não quer o seu público distraído, o ideal é arrumar o cenário e remover quaisquer distrações (luzes, movimento, bagunça, excesso de objetos etc).
Tenha um espaço organizado na sua casa que ajude você a ser o foco da câmera, e não o contrário. Verifique como fica a iluminação na hora do vídeo para evitar sombras. E se possível, escolha um lugar mais longe de barulho possível!
2. Posicione bem a câmera
O posicionamento da câmera é responsável por boa parte do cansaço numa videoconferência. Por isso, ajuste para que o seu rosto não fique tão colado à tela ou muito longe.
Quando for sua vez de falar, procure manter o foco na lente da câmera. Pense que é lá que estão os olhos do seu colega. E quando for a vez do outro falar, foque na imagem dele na tela.
3. Quebre o gelo antes da reunião
É natural que haja silêncio e pausas durante a comunicação. Porém, nas chamadas de vídeo, esses momentos acabam ficando estranhos e desconfortáveis!
Por isso, antes de começar a reunião, converse de uma maneira mais informal com a sua equipe. Faça uma boa integração desde o primeiro contato com o colaborador.
Comente alguma novidade, pergunte como as pessoas estão, faça algum comentário pessoal etc. Não estamos falando com robôs, então é sempre importante criar uma comunicação empática e calorosa com as pessoas para gerar vínculos.
4. Faça pausas
Se você optar por reuniões frequentes e mais curtas, esse passo não é necessário. Porém, se a ideia for promover encontros esporádicos e longos, a pausa é fundamental.
Sem intervalos, os colaboradores ficarão mais cansados e o nível de concentração ficará comprometido.
Portanto, calcule um tempo médio para cada reunião e divida a videochamada em blocos. Em cada pausa, permita que as pessoas saiam para espairecer. É importante lembrar também de seguir uma pauta, mas também ouvir o que as pessoas têm a dizer sem atropelar a fala do outro.
Vimos que a videoconferência se tornou tendência porque facilita a comunicação entre empresas e profissionais. Em tempos de pandemia, essa ferramenta é ainda mais crucial para o entrosamento e alinhamento entre colaboradores.
Porém, é preciso utilizar bem essa forma de comunicação para que não seja ainda mais cansativo e estressante para o trabalhador. Os meios de comunicação têm seus desafios, mas podem ser extremamente benéficos quando utilizados com inteligência e estratégia!
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