[Guia] Aumente a produtividade da sua empresa em 10 passos -

Diante do mundo globalizado, produzir mais e em menos tempo tornou-se questão de sobrevivência. Além da competição pela estabilidade no mercado — que atravessa as barreiras geográficas —, o consumidor exige cada vez mais (presença, segurança, valores etc.) das marcas que consome. Para isso, os líderes desenvolvem estratégias assertivas a fim de manter a motivação e a produtividade de seus colaboradores.

Fora os salários atraentes, sonho de muitos candidatos e profissionais, boa parte das empresas adotam planos de benefícios para agradá-los. Podemos destacar palestras motivacionais, programas de incentivos e diversos tipos de bônus, que favorecem o employer branding. Para isso, é essencial uma competente equipe de RH, cujas responsabilidades englobam muito mais do que documentos e gestão de pessoas.

Tanto quanto as empresas devem oferecer produtos e serviços melhores do que a concorrência, a boa gestão deve garantir vantagem com relação às demais equipes. Se destacar com estratégias eficazes não é uma tarefa muito fácil, mas também não é nenhum bicho de sete cabeças.

Seguindo os exemplos de grandes companhias internacionais, vamos simplificar este assunto com dez dicas valiosas para aumentar a produtividade da empresa.

Abaixo, montamos um plano de ação para melhorar a produtividade da sua empresa. Confira.

10 dicas práticas para aumentar a produtividade da empresa

1. Recrute e selecione com qualidade

É essencial dispor de candidatos qualificados para executar as funções e garantir que o (futuro) profissional ofereça o melhor serviço à empresa. Não tenha medo de explorar os requisitos essenciais para as eventuais vagas que surgirem. Os principais são:

Formação;
Experiência;
Comportamento adequado para a vaga.

Use o tempo necessário, a expertise do seu RH e os melhores canais para encontrar o profissional mais adequado. Investir em treinamentos também tem um peso considerável nos indicadores de produtividade, tanto dos futuros colaboradores, quanto dos atuais. Com um time atualizado, inovador e bem desenvolvido, sua empresa só tem a ganhar.

2. Planeje, defina e execute suas metas e objetivos

É praticamente vital que a empresa mantenha suas metas e os objetivos bem definidos. Atualmente, existem diversas ferramentas que ajudam nessa questão. Veja algumas delas:

S.M.A.R.T.: traduzido do inglês, significa “inteligente/esperto”. Metodologia prática voltada para a criação de processos, projetos ou negócios que envolve as características “específicas”, “mensuráveis”, “atingíveis” e “relevantes”.
OKRS (Objectives and Key Results: sigla inglesa para “objetivos e resultados-chave”. Trata-se de um sistema relacionado à cultura de foco em resultados e permite que os objetivos sejam traduzidos em metas mensuráveis.
BSC (Balanced Score Card): em português, quer dizer “Indicadores Balanceados de Desempenho” e nomeia uma ferramenta utilizada para a gestão estratégica em empresas, cuja aplicação se dá especialmente para a mensuração do desempenho, análise dos objetivos, indicadores, metas e iniciativas estratégicas

Divulgue as metas da empresa, como um todo, e lembre-se de considerar, também, a individualidade de cada departamento. O uso de quadros de avisos, automação de e-mails, intranet e panfletos pode facilitar a comunicação, principalmente se o número de colaboradores for extenso. Dessa forma, os colaboradores entenderão suas funções durante o processo de imersão na companhia.

3. Defina os papéis e responsabilidades com clareza

Errar é humano. Mas, muitas vezes, os prejuízos na produtividade são resultados de falhas na divisão de tarefas e responsabilidades da equipe. Essa divisão precisa ser feita de forma clara e detalhada, tanto entre as equipes, quanto individualmente.

4. Proporcione comunicação e cultura produtivas

A comunicação é um ponto crucial na gestão que, normalmente, não recebe a devida atenção. É dever do gestor acompanhar sua equipe e certificar-se de que todos os colaboradores atendam às expectativas, metas e prioridades definidas.

Quando tais pontos não forem correspondidos, a liderança deve comunicá-los com tato e sutileza. Para saber como, é necessário que os líderes saibam aplicar feedback contínuo e que deem liberdade para que os funcionários se posicionem.

Corrija os erros, sejam eles por tentativas de inovação ou desatenção;
Tenha um canal de comunicação entre todos os colaboradores para sanar eventuais dúvidas;
Esclareça sempre, para não causar insegurança no profissional e insatisfação da liderança.

Os colaboradores devem ter o sentimento de donos do negócio e sentir liberdade para propor e tentar melhorias em seu funcionamento. Erros de gestão também podem ser cometidos e não devem ser escondidos “embaixo do tapete”: os líderes devem ser vistos como exemplos para seus colaboradores, mas nem por isso é esperado que sejam perfeitos. Assumir seus próprios erros gera mais confiança nos liderados.

Ouça o colaborador nos processos de admissão e, principalmente, demissão. Esse é o momento em que a pessoa que deixará o time se sente mais confortável e tem a oportunidade de expor pontos que, normalmente, não seriam divulgados, por serem relacionados à relação líder vs. liderado e, consequentemente, à produtividade.

5. Organize e humanize o ambiente de trabalho

Independentemente da função, ninguém merece trabalhar em um local sujo, desorganizado e barulhento. Veja alguns pontos que devem prevalecer no ambiente de trabalho, com o objetivo de aumentar a produtividade:

Ser limpo, saudável e agradável;
Oferecer salários e benefícios compatíveis com o mercado;
Permitir uma comunicação transparente entre líderes e colaboradores;
Respeitar as regras de educação, convivência e boas maneiras;
Promover o desenvolvimento profissional de seus colaboradores;
Conceder espaços de liberdade e diversão aos colaboradores.

6. Motive e reconheça seus colaboradores

Não é uma tarefa fácil descobrir o que motiva cada indivíduo, mas você sabia que colaboradores motivados e felizes produzem mais e melhor? Por isso, obter reconhecimento da liderança direta e dos colegas de trabalho geralmente funciona como um combustível e supera a maior parte das outras ações de motivação realizadas pelas empresas.

O reconhecimento pode ser manifestado de duas formas:

Financeira, com aumentos de salários, bônus e gratificações;
Não financeira, com reconhecimento verbal, oportunidades de crescimento e aprendizado.

7. Revise processos internos

Companhias organizadas, que detêm controle sobre seus processos internos, costumam dispor de vantagens para o bom funcionamento do negócio. Por outro lado, estruturas desorganizadas e ineficientes atrapalham o desempenho e a motivação de seus colaboradores. A revisão desses processos pode ajudar a identificar obstáculos, bem como falhas de planejamento, índices de retrabalho, sem contar na burocracia, muitas vezes desnecessária.

Técnicas como os 5S ajudam a manter a organização da empresa e facilitam o acesso aos materiais necessários, sem perder tempo na procura. A modelagem desses processos ajuda a estabelecer processos mais efetivos, além de retirar obstáculos dos fluxos de aprovação e garantir a tomada de decisões suportadas por seus devidos responsáveis.

8. Invista em tecnologia e ferramentas

Ferramentas e tecnologias que aceleram processos, bem como diminuem a burocracia desnecessária e automatizam tarefas manuais, são consideradas grandes aliadas na produtividade. Existem inúmeros recursos que facilitam a comunicação, além de programas que integram os processos da empresa e sistemas que ajudam na gestão do RH.

Claro que ao implementar novos sistemas, por vezes, gasta-se tempo e recursos, o que afeta indiretamente a produtividade da equipe. Para isso, hoje em dia, existem alguns aplicativos que podem ser usados na gestão, sem demandar tempo de implantação. Eles colaboram para manter e, em alguns casos, melhorar a produtividade.

9. Gerencie o tempo

Tarefas improdutivas, índice de retrabalho, reuniões desnecessárias e determinadas atividades pessoais podem desperdiçar muito tempo na jornada de trabalho. Para evitar que isso aconteça, a empresa deve estabelecer uma política clara e eficiente contra o desperdício do tempo, além de disseminar esta prática entre seus colaboradores, desde o momento da contratação.

Ouça, analise e, quando possível, aceite as sugestões dos funcionários. Esse tipo de ação melhora a gestão, que deve incluir uma política de horas extras estruturada e gerenciada bem de perto.

Dizem por aí que “o sucesso de uma empresa é inversamente proporcional ao número de reuniões que ela convoca”. Tony Crabbe menciona em seu livro “Ocupado demais para ler este livro: Um manual prático para administrar” que os gerentes costumam gastar 50% de seu tempo com reuniões, muitas vezes improdutivas. Algumas reuniões podem ser evitadas com a simples troca de informações por e-mail, intranet, fóruns, entre outros.

Fazer o dimensionamento da sua equipe também ajuda a poupar tempo, uma vez que profissionais ociosos ou sobrecarregados tendem a atrapalhar a produtividade do time.

Em alguns casos, a contratação de profissionais temporários pode ser uma solução interessante para suprir a demanda excessiva. Esta abordagem resolve também o problema daquelas atividades não muito agradáveis que, muitas vezes, são evitadas pelos colaboradores, seja por falta de tempo ou de vontade.

10. Estabeleça métricas de produtividade

Apesar da produtividade ser um conceito bastante relativo, é mais do que necessário estar atento ao nível de absenteísmo, bem como a aparência do local de trabalho, sem contar nas relações com colegas, a indisciplina e a efetividade na comunicação entre colaboradores e gestores.

Estabeleça critérios de produtividade por departamento ou função e crie indicadores quantitativos para medir, de maneira objetiva, o quanto o ambiente é produtivo e o que pode ser feito para melhorar. Há diversos modelos de métricas e até sistemas que podem ajudar na definição e monitoramento das métricas de produtividade, como: