Porque implantar a Assinatura Digital na minha empresa?


Que o Certificado Digital nas empresas garante maior agilidade em uma série de processos, eliminando burocracias e custos, isso já se sabe. No entanto, a possibilidade de realizar uma Assinatura Digital vai além de apenas validar contratos com a devida segurança jurídica.

Isso porque os empreendedores podem utilizar a Assinatura Digital para uma série de outros recursos. E, para ilustrar melhor essas utilidades, vamos usar cases de empresas que agilizaram seus processos em diversas áreas graças à assinatura digital.

Benefícios da Assinatura Digital

1 – Contratos de estágio mais ágeis

Na área de educação, a PUC Minas migrou o processo físico de assinatura de contratos de estágio obrigatório para o digital por meio de uma parceria com a Certisign, que desenvolveu o Portal de Assinaturas PUC-MG, no qual esses e outros documentos podem ser assinados digitalmente por meio do Certificado Digital com agilidade, validade jurídica e sem caneta e papel.

Com isso, houve uma agilidade significativa nos processos já que, antes, um contrato de estágio obrigatório demorava de 2 a 3 meses para ser formalizado. Agora, todas as etapas são concluídas em até um mês. Além disso, como os processos eletrônicos são rastreáveis, evita-se a possibilidade de fraude e o extravio de documentos. Sem contar a questão sustentável do processo: a cada semestre são assinados cerca de 8.500 contratos de estágio obrigatório, que representam cerca de 25.500 folhas de papel, já que cada documento contém, em média, 3 vias.

Mas com a tecnologia da Certisign, todas essas folhas serão poupadas, porque o contrato nasce digital, bem como é assinado, enviado e armazenado.

2 – Assinatura Digital que salva vidas

Voltando à área de saúde, a prefeitura da cidade de Vitória (ES) integrou a Assinatura Digital ao Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) em todo o seu sistema de saúde. Além disso, ela disponibilizou Certificados Digitais aos prestadores de serviço do município alocados em laboratórios privados. Ao todo, 40 unidades, atualmente, operam de modo digital.

Com isso, cerca de 1.800 funcionários receberam o Certificado Digital e-CPF, armazenados no Token ou HSM, e agora assinam digitalmente todos os processos de saúde, como receitas, atestados, prontuários, autorização para exames, internações, entre outros documentos.

3 – Certificado Digital na Rede Bem Estar

Ao integrar a Certificação Digital ao PEP da Rede Bem Estar, os processos e atendimentos tornaram-se mais ágeis, facilitando o acesso às informações e ao histórico do paciente, e reduzindo a necessidade de impressão, manuseio e armazenamento de papel. Houve ainda a melhora na produtividade dos profissionais, já que, com a tecnologia, não é necessária a reimpressão de documentos e uma nova assinatura, em caso de dano ou perda do conteúdo original.

O profissional de saúde entra no sistema e pode enviar o exame, por exemplo, via e-mail, para o solicitante, pois o valor jurídico do documento está garantindo pela Assinatura Digital. A troca de informações com os prestadores de serviço que ficam alocados em laboratórios privados também melhorou. Além de agilizar o envio de exames, o uso da tecnologia facilitou a identificação e administração dos documentos, o que permite um controle ainda mais assertivo para o pagamento dos serviços prestados.

Maior precisão trabalhista

Para além dos casos acima, outra vantagem da Assinatura Digital é a possibilidade de validar folhas de ponto das empresas. Ou seja, os trâmites da gestão dos departamentos de RH também podem ser feitos de forma eletrônica o que inclui ainda formalização de admissões e demissões, entre outros.

Isso reduz despesas das áreas administrativas com impressão e armazenamento de papel, incluindo gastos com espaço físico, compra constante de papel e de tonners e manutenção de impressoras. O uso da tecnologia também agiliza os processos, eliminando o manuseio de documentos físicos e facilita a consulta ao histórico, pois tudo fica salvo de forma digital. Assim, permite que funcionários sejam deslocados para funções mais produtivas.

Implantação da Assinatura Digital

Além disso, a implementação da Assinatura Digital nos RHs das empresas é simples. Hoje existem soluções que permitem integrar a Certificação Digital em sistemas novos e já existentes, como os sistemas de gestão. Ela também pode ser utilizada de forma “avulsa” por meio do Portal de Assinaturas, que é uma plataforma em nuvem que permite o upload de documentos, assinatura por meio do Certificado Digital e envio à outra parte interessada.

Fonte Certisign

Segurança no tráfego de informações

Para além de todas as vantagens acima, o uso da Assinatura Digital nas empresas também resulta em segurança nas comunicações. A Certisign oferece esse recurso por meio do E-mail Seguro. Esse produto integra a Certificação Digital na conta de e-mail do empreendedor garante a segurança das informações transmitidas. As mensagens são criptografadas e resguardadas por uma combinação de dados, que impossibilitam a alteração ou acesso durante sua transmissão e armazenamento, protegendo-as contra a interceptação de terceiros.

Além disso, a interface de administração é feita totalmente via web, com o gerenciamento de todas as solicitações de Certificados ficando a cargo do o administrador, que pode aprovar, rejeitar ou revogar qualquer um deles.

Garantia de segurança

Com tudo isso, há a garantia da autenticidade do e-mail, integridade dos dados e, claro, o aumento o do nível de segurança na troca das informações. Além de proteger as mensagens contra espionagem e alterações, o E-mail Seguro Certisign garante um melhor fluxo de comunicação, já que para garantir a autoria, as mensagens enviadas para endereços externos não caem em lista de SPAM, por exemplo.

Empresas de todos os portes e segmentos que compartilham informações sigilosas por e-mail ou que queiram assegurar a privacidade das mensagens enviada podem usar esse produto.