Saiba o que é Sped Fiscal e como funciona

saiba-o-que-e-sped-fiscal-e-como-funciona - Imagem de contador examinando relatório

O Sped Fiscal surgiu para que o trabalho de combate à sonegação fosse mais fácil. Há uma grande quantidade de pessoas na informalidade, o que faz com que haja margem para recolher impostos. Ele faz parte das novas tecnologias tributárias.

Há uma tendência de migrar os processos impressos para o digital — conceito conhecido como paperless. Nessa cultura, existe um foco para outro tipo de gestão, afinal, o uso do papel se reduz. Ela também surgiu para as empresas terem um ganho mais sustentável no mercado.

“Paperless” significa “sem papel”, esse é um conceito que mostra a inclinação desse tipo de gestão. A contabilidade crescentemente digital é uma mudança na história da administração, e o Sped Fiscal faz parte desse saldo. Continue conosco e entenda o motivo!

O que é Sped Fiscal?

Sped significa “Sistema Público de Escrituração Digital”, esse é um processo que serve para enviar documentos às instituições fiscais. Ou seja, é uma espécie de ponte que existe para facilitar o compartilhamento de informações. Sua adoção torna as tarefas de organização e envio de dados mais simples.

O Sped Fiscal opera via software. Nele, você põe os dados fiscais e realiza todos os processos de forma digital, onde não há papelada. Ele surge para que substituir a escrituração convencional, por isso, precisa incluir alguns documentos, como registros de:

  • Entradas;
  • Saídas;
  • Inventário;
  • Estoque;
  • Produção;
  • Cadastros de produtos;
  • Cadastros de clientes;
  • Cadastros de fornecedores;
  • Apuração de impostos.

Isso também inclui o “Bloco K”, o livro de registro de controle de produção e estoque. Só que, nesses casos, é voltado para estabelecimentos industriais.

Quem deve gerar o Sped fiscal?

Quem gera o arquivo do Sped Fiscal é a empresa contribuinte. Ele funciona como uma espécie de relatório virtual que deve ser gerado mensalmente e enviado por meio do Programa Validador e Assinador — oferecido pelo próprio Sped.

Todo esse procedimento ocorre por meio do site oficial do Sped. Lá, é possível acessar todo o material necessário, bem como guias práticos, informações sobre a lei e algumas outras informações.

Vale ressaltar que a tecnologia tributária é o que diminui o preenchimento de formulários manuais. Também é o que faz com que não se precise guardá-los em espaços físicos.

Apesar disso, não existe apenas o Sped Fiscal. Outros incluem o contábil, de PIS e Cofins, financeiro, e-social e muito mais. Por exemplo, talvez você ouça falar como “EFD” ou Escrituração Fiscal Digital.

Quando fazer o Sped Fiscal e quais empresas são obrigadas?

Todas as empresas que contribuem para o ICMS ou IPI são obrigadas a usar o Sped Fiscal. Uma forma de descobrir se sua empresa está incluída é conferindo no próprio site do projeto. Além disso, negócios que optaram pelo regime tributário do Simples Nacional não precisam fazê-lo.

A exceção é as organizações que fizeram substituição tributária ou outras operações com retenção de ICMS e ISS. Você precisa entregá-lo todos os meses, incluindo as informações do período. Cada estado tem o seu calendário, por isso, caso sinta dúvida, vale conferir.

As empresas que são obrigadas a entregar o Sped Fiscal e não cumprem com esse dever sofrem com penalidades variadas, incluindo multas. Seu valor varia conforme o tempo de atraso, mas no geral, elas chegam a 0,5% da receita bruta. Isso também inclui o Sped que as empresas enviam com erros ou omissões de informações.

Qual é a diferença do Sped contábil e fiscal?

A diferença entre o Sped fiscal e contábil é a função de ambos. O primeiro é a Escrituração Fiscal Digital e compõe-se das versões digitais de documentos fiscais e os registros de seus impostos. Assim, marcas que pagam IPI e ICMS precisam apresentá-lo.

Já o Sped contábil, surgiu para a Receita Federal ter mais acesso aos dados de contabilidade — é a Escrituração Contábil Digital. Se o fiscal se foca nos impostos, o contábil explora outras informações, como balanços, fichas de lançamento e livros diários e razão.

O Sped contábil precisa do e-CPF, um tipo de Certificado Digital. Assim, ele se difere do e-CNPJ das notas fiscais. O Sped contábil também tem suas vantagens, isso porque ele também serve para que se diminuam processos manuais.

Como é a escrituração fiscal digital?

A Escrituração Fiscal Digital é o Sped Fiscal. Ela surgiu para as empresas prestarem conta e substituírem os relatórios físicos. Assim, faz a Receita Federal analisar se existem irregularidades. Por isso, cumpre o papel de obrigação para algumas empresas.

Nesse modelo de escrituração, existe o envio das informações fiscais. Sua implementação se deu pelo Serpro e é  um passo a mais para que se universalize a adesão à tecnologia de contabilidade. Assim, esse tipo de digitalização traz vários ganhos para as organizações.

Só que existem outras tecnologias de digitalização que vale aderir. Por exemplo, documentos virtuais, assinaturas digitais, gestão de projetos, agrupamento de dados e por aí vai. Vale ter uma boa gestão contábil para que esses dados sejam bem cuidados.

Quais são as vantagens do Sped para a sua empresa?

O Sped Fiscal é uma evolução no cuidado com os dados. Afinal, integra as informações diretamente com a instituição fiscal. Só que o sistema traz outras vantagens, como a redução de custos. É possível digitalizar vários relatórios, um detalhe que poupa custos com impressão ou espaço.

Tudo se dá no digital, o que faz com que exista um padrão nas informações. Todos sabem em que lugar estão os dados. Assim, o processo de busca fica rápido, uma vez que é possível organizá-los por data, facilitando a padronização.

O Sped Fiscal segue a tendência de digitalização e é um investimento no combate à sonegação. É parte da modernização na contabilidade, substituindo a escrituração tradicional e incluindo diversos registros.

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Além de automatizar as rotinas contábeis, essa solução também é responsável por eliminar o excesso de papelada e acúmulo de insumos na sua empresa. Vale ressaltar que esse certificado digital também reconhece sua organização no meio digital perante órgãos públicos como o Sefaz. Acesse o site e conheça essa ferramenta agora mesmo!

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Fonte: Serasa Experian

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