O recrutamento e seleção é um dos maiores desafios estratégicos do RH, mas o trabalho não se encerra na escolha do candidato. Depois de decidir quem será contratado, o departamento ainda precisa lidar com toda a burocracia do processo de admissão CLT. Para tornar essa tarefa mais dinâmica, é fundamental implementar a admissão de pessoal digital.
Há alguns anos, toda a entrega da documentação era feita manualmente, o que tornava o processo muito mais lento, trabalhoso e sujeito a erros. Hoje, com a possibilidade de digitalização e armazenamento de arquivos na nuvem, tudo é mais simples.
A seguir, você verá como funciona a documentação da admissão de pessoal digital para otimizar o processo na sua empresa. Se interessou? Continue conosco!
A importância da documentação no processo de admissão
Esta etapa é essencial para que todos os dados do novo contratado sejam registrados pela empresa e inseridos na folha de pagamento.
Com isso, a organização cumpre todas as exigências legais da CLT e garante que o funcionário esteja apto a receber salários, benefícios e demais direitos. Depois da entrega da documentação e das assinaturas necessárias, o contrato de trabalho é impresso e o profissional se torna oficialmente um membro da empresa.
Entender a importância dessa fase é o primeiro passo para o profissional de RH conduzir processos de admissão adequados. Com isso em mente, a equipe de gestão de pessoas começa a pensar em soluções para que a contratação deixe de ser tão formal e passe a ser mais humanizada.
Vantagens da admissão de pessoal digital
A melhor maneira de otimizar o processo é investir em admissão de pessoal digital. Afinal, de nada adianta adotar as práticas mais modernas de recrutamento e seleção se as etapas seguintes não acompanharem a mesma dinâmica.
Com o software da Xerpa, por exemplo, é possível receber e armazenar documentos online, sem a necessidade de manter prateleiras e mais prateleiras de papel impresso.
No sistema, os próprios colaboradores preenchem seus dados e enviam todos os documentos digitalizados para o cadastro de admissão. Na home page, a empresa tem acesso ao panorama geral de colaboradores em admissão, podendo verificar com poucos cliques a situação de cada um e todos os detalhes da contratação.
Contar com o apoio de uma boa ferramenta digital é vantajoso tanto para os colaboradores recém-contratados quanto para o RH. Para o funcionário, a entrega de documentos online torna a admissão mais rápida, facilitando a vida dele desde antes do primeiro dia de trabalho.
Para a empresa, reunir todas as informações sobre os colaboradores em uma só plataforma ajuda a reduzir o volume de tarefas operacionais. O acesso às informações fica mais fácil e seguro, o que ajuda a reduzir o risco de perda de arquivos.
Com uma rotina automatizada, sobre mais tempo para se dedicar a estratégias de gestão de pessoas que contribuam com o crescimento da organização.
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O que diz a lei sobre documentos digitalizados
Para ter sucesso ao implementar a admissão de pessoal digital, é necessário ficar atento às peculiaridades desse processo. Uma das questões mais importantes para se considerar é a validade jurídica dos documentos digitalizados.
De acordo com Medida Provisória 2.200/01, documentos digitalizados só são considerados válidos quando passam por uma certificação digital regulada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil).
Em outras palavras, quando um documento é criado na versão impressa e depois digitalizado, só será aceito como prova em ações judiciais se possuir essa validação. Caso contrário, poderá ser contestado.
Ainda assim, apesar de documentos escaneados e certificados poderem ser usados como provas em um processo judicial, a lei ainda pode solicitar os documentos originais em suas versões físicas. Por isso, o descarte dos originais não é permitido nem recomendado.
Documentos nato digitais, que já nascem sendo emitidos e assinados digitalmente, funcionam de outra maneira. Por serem originalmente virtuais, sua validade jurídica é assegurada caso não passe por nenhum tipo de alteração.
Porém, a validade só é considerada se o documento tiver sido criado em uma plataforma regulada pelo ICP Brasil e tiver uma assinatura digital oficial, que deve estar anexada.
Documentos que podem ser digitalizados
Tendo em vista as regras acima, todos os documentos solicitados e gerados no processo de admissão podem ser digitalizados. No entanto, nem todos podem ter apenas uma versão digital. Se o documento original for impresso, é necessário mantê-lo em um arquivo físico para uso futuro caso seja necessário.
Dito isso, confira a lista dos principais documentos que podem ser recebidos virtualmente na admissão de pessoal digital:
- foto 3×4;
- cópia da carteira de trabalho (solicitar também a original para registro do profissional);
- cópia da CNH (caso o cargo utilize veículo, atentar para a categoria exigida);
- RG;
- CPF;
- cópia do comprovante de endereço;
- cópia do título de eleitor;
- cópia do comprovante de escolaridade;
- cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe (solicitar também o original);
- cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);
- cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
- cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
- cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos.
Documentos que devem ser mantidos no arquivo físico
Por outro lado, a maioria dos documentos gerados no ato da contratação, como o atestado de saúde ocupacional, só pode ser aceita na versão física. Os originais podem ser digitalizados e armazenados online para consulta, mas não devem ser descartados.
Alguns documentos trabalhistas têm um tempo determinado por lei para serem guardados. Depois desse período, sua manutenção não é mais necessária. Confira a seguir alguns dos principais:
Chegamos ao fim das nossas dicas sobre a documentação da admissão de pessoal digital! Agora que você já está por dentro do assunto, que tal colocar o que aprendeu em prática? Conte com um bom software para implementar o processo e fique sempre atento às questões jurídicas. Assim, você poderá modernizar o departamento sem colocar a empresa em risco!
Gostou do post? Compartilhe com a gente nos comentários como funciona o processo de admissão na sua empresa. Estamos à disposição para debater o tema e tirar todas as suas dúvidas!
