Saber como apresentar um relatório de RH agrega muito mais valor ao departamento, uma vez que desperta — e retém — o interesse dos seus interlocutores. Com isso, o seu RH tem mais autonomia para propor, discutir e protagonizar mudanças positivas na empresa. Para isso, é importante:
- tenha um objetivo esclarecido;
- organize as informações à sua frente;
- diversifique os elementos;
- atenção às cores;
- pratique o discurso;
- prepare-se para os questionamentos;
- ganhe confiabilidade nos dados transmitidos.
Dentro da comunicação corporativa, o corpo inteiro fala: a nossa postura, os gestos, o tom das conversas e, claro, a maneira com a qual redigimos e-mails, comunicados e relatórios.
Quando se tem domínio de um ou mais meios de comunicação, você chama mais a atenção das pessoas. Seus argumentos têm poder de convencimento e, consequentemente, permitem uma aproximação maior com os objetivos propostos para o seu departamento.
É por isso que, caso os seus especialistas ainda não saibam como apresentar um relatório de RH de forma impactante, este post tem tudo para mudar o jogo em benefício da sua área. Confira!
Qual é a importância de um relatório bem feito?
Relatórios, independentemente dos seus objetivos, são excelentes ferramentas de informações para qualquer empresa. Por meio deles, os mais variados setores ficam por dentro, rapidamente, do que as outras áreas estão enfrentando, quais foram os resultados obtidos e quais são as suas projeções.
Assim, fica fácil integrar as áreas da empresa, para que cada um entenda a sua parcela de responsabilidade para o crescimento sustentável da empresa. Só que, historicamente, esses documentos mais inspiram bocejos do que insights para aqueles que participam dessas reuniões.
E sabe por quê? Justamente, por ser uma ferramenta de comunicação, a sua mensagem deve ser clara, objetiva e cativar os interlocutores — como acontece em uma boa conversa. Acontece que os relatórios foram pautados como elementos rígidos e envoltos em números pouco explicativos.
O resultado disso é claro: imagine, por exemplo, alguém explicando para você, em um idioma que você não domina, as principais estratégias para que o setor de RHmotive os seus colaboradores. O assunto importa, e as dicas podem ser fundamentais, mas sem o acesso a esse canal de comunicação, você não vai “entrar” na ideia que a pessoa à sua frente tenta transmitir.
Vamos ver, então, como apresentar um relatório de RH impactante a partir dos seus benefícios?
Quais são as vantagens em aprender como apresentar um relatório de RH relevante?
Por ser uma condensação prática, objetiva e interessante, o relatório de RH vai mostrar às outras pessoas tudo aquilo que a sua equipe se esforçou para almejar, executar e planejar, mas em um curto intervalo de tempo. E aí está o trunfo: falar muito em pouco tempo.
Quando os seus colaboradores manejam as técnicas para a composição de um relatório fundamental e relevante, a mensagem é captada rapidamente, as possibilidades de inspirar os interlocutores é maior e, por consequência, o seu setor adquire mais autonomia e poder de decisão.
Como criar relatórios eficientes?
Com base no que vimos acima, que tal entender, na prática, como apesentar um relatório de RH que seja memorável e desperte (e mantenha) a atenção e compreensão dos seus interlocutores?
Tenha um objetivo esclarecido
Quer falar algo? Então, saiba qual é a mensagem antes de iniciar o relatório. Do contrário, fica difícil encontrar o tom, a abordagem e as informações que serão compiladas no relatório — ingredientes, portanto, que dificultam a “fisgada” no interesse das pessoas.
Em seguida, componha um planejamento. Estruture as informações, saiba qual é a conclusão do relatório e delimite um caminho lógico e linear para chegar, de A a Z, ao objetivo daquele documento e aos dados que vão gerar a comoção no seu público-alvo (por falar nisso, uma dica: adeque o tom de voz ao perfil de quem vai ler/ouvir a apresentação do relatório).
Organize as informações à sua frente
Reúna-se com a sua equipe — ou peça ao responsável pelo relatório que faça o mesmo — e “montem” o relatório estruturalmente. Aprendam quais são os gatilhos que vão levar o relatório da introdução à problemática e, em seguida, ao desenvolvimento que vai culminar na conclusão.
Essa perspectiva ampla é essencial para entender como apresentar um relatório de RH, já que vai “educar” os seus profissionais a compreenderem cada momento daquela apresentação e, assim, usar a linguagem verbal e corporal para auxiliar na sua condução.
Diversifique os elementos
Saber como apresentar um relatório de RH impactante significa, também, usar os melhores elementos à sua disposição para transmitir uma mensagem. Não limite-se, portanto, ao uso exclusivamente textual de dados. Opte, por sua vez, em usar:
- tabelas;
- imagens;
- gráficos;
- ilustrações;
- vídeos;
- animações.
Tudo, é claro, dentro do perfil dos interlocutores e da necessidade em usar esses elementos para gerar mais clareza, interesse e objetividade.
Atenção às cores
Documentos institucionais devem seguir um padrão claro de cores. Afinal de contas, ele deve remeter àquela empresa, em particular, e todo cuidado em reforçar isso ajuda a gerar familiarização e identificação com o seu conteúdo.
Além disso, evite o uso de cores que ajudam a dissipar rapidamente a concentração das pessoas, como cores fortes que fazem com que os olhares sejam desviados em menos tempo.
Pratique o discurso
Exercite, pratique e teste as possibilidades. Não vá a uma reunião sem ter, na ponta da língua, o seu discurso preparado e as informações organizadas.
Com isso, a possibilidade de fazer um relatório mais interessante é maior, já que você saberá o que dizer, como dizer e onde dizer — como já havíamos apontado a importância disso — de maneira natural. E isso é um trunfo e tanto para captar e reter a atenção das pessoas.
Prepare-se para os questionamentos
Vale destacar, também, que é importante abrir o canal para o outro lado da conversa. Ou seja: solicitar aos presentes algum tipo de questionamento para sanar dúvidas ou destacar pontos que, eventualmente, não tenham ficado claros para uma ou mais pessoas.
É aí que entra o poder de exercitar todas as informações mentalmente e saber o que significam. Assim, todo tipo de questão é rapidamente respondida. E isso mostra o quanto a sua equipe é uma autoridade naquele assunto, e tem todos os argumentos para refutar objeções, receios e dúvidas.
Ganhe confiabilidade nos dados transmitidos
Agora, partindo para o lado prático e técnico de aprender como apresentar um relatório de RH, que tal confiar na tecnologia para isso?
Por meio de softwares de gestão que permitem o monitoramento de métricas relevantes para os seus objetivos, boa parte da elaboração de relatórios pode ser feita de maneira automatizada. Ou seja: os dados são coletados e emitidos de maneira fluída e de fácil compreensão.
Como resultado disso, os seus colaboradores “só” têm o trabalho de planejar o conteúdo, contar uma história de impacto e facilitar a absorção de informações dos seus interlocutores. Claro, é um trabalho desafiador, mas a parte técnica foi delegada ao seu software.
Isso permite mais tempo para organizar as ideias, ter insights e dedicar-se, inteiramente, à parte estratégica de como apresentar um relatório de RH. Vai dizer que isso já não ajuda a compor um material verdadeiramente rico e relevante?
Só que, para finalizarmos a questão sobre como apresentar um relatório de RH impactante, existem muitos outros elementos para qualificar a sua equipe antes, durante e após a elaboração desse material, sabia?
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