As práticas contábeis e fiscais, decorrentes das atividades rotineiras da gestão de uma empresa, resultam em registros e documentos fiscais variados, demonstrando todas as movimentações financeiras feitas, em um determinado período. Com as novas tecnologias que surgiram na atualidade, um arquivo fiscal possui natureza digitalizada, dispensando a utilização do papel, ferramenta que simplificou as funções da administração.
Através do Danfe online, gera-se, de forma gratuita, o documento auxiliar da NF-e, e do programa de arquivo XML, cria-se uma nota fiscal eletrônica, contendo todas as informações referentes à atividade empresarial, sendo essencial o armazenamento desses documentos fiscais para fins de auditoria e comprovação do cumprimento das obrigações perante o Fisco.
Com os novos programas e sistemas criados, é possível, através de um arquivo XML e de tutoriais que ensinam como emitir nota fiscal, criar e emitir uma NF-e, registrando as transações financeiras. O programa ainda possibilita, após a emissão, baixar a nota e, por meio de um visualizador de XML online, o contribuinte terá acesso ao conteúdo da NF-e.
O devido registro das práticas contábeis e tributárias faz parte das funções exercidas pela equipe de contadores, que são responsáveis pela documentação das movimentações e, consequentemente, o armazenamento desses arquivos.
A Receita Federal, por meio de um processo de auditoria fiscal, fiscaliza os documentos fiscais, na busca por possíveis irregularidades. Portanto, a manutenção de toda a documentação da empresa deve ser vista como prioridade por sua gestão.
A importância e as vantagens em armazenar os documentos fiscais
A manutenção de toda a documentação, incluindo as notas fiscais, é importante, não somente para fins de auditoria pela Receita Federal, mas também para fins de controle interno, permitindo que falhas sejam rapidamente corrigidas, otimizando a gestão.
Controle do fluxo de caixa
Com o armazenamento de todas as notas fiscais, no formato de arquivo XML, a gestão terá maior controle sobre o fluxo de caixa, por meio do registro de todas as entradas e saídas, correspondendo à maior parte das movimentações financeiras realizadas por uma companhia, diariamente.
Auditoria interna
Sendo uma ferramenta eficaz de controle da administração, a auditoria interna consiste em, basicamente, atuar de forma preventiva, fiscalizando e auditando todos os documentos fiscais gerados, para que, caso apareçam falhas e vícios, sejam prontamente corrigidos, garantindo que a empresa aja conforme o que a legislação tributária prevê.
O mesmo processo vale para documentos trabalhistas, financeiros, previdenciários, administrativos e de outras naturezas.
Correção de notas fiscais
Outra vantagem que será aproveitada é a possibilidade de correção de eventuais erros que ocorrem no momento de emissão da nota fiscal. Para que a nota seja considerada válida, é essencial que todos os dados e demais informações estejam preenchidas de forma correta.
Com o armazenamento e fiscalização, será possível que qualquer vício na nota fiscal seja detectado e corrigido, evitando exposição ao Fisco.
Danfe online e o arquivo XML
É fundamental entender o conceito de Danfe e arquivo XML. O Danfe – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é o arquivo fiscal que acompanha a NF-e, possuindo todas as informações referentes à uma nota fiscal. Sua principal finalidade é acompanhar mercadorias, para fins de averiguação de valores e natureza do produto.
Através do webdanfe e do Danfe online, é possível consultar um arquivo digitalizado, que irá descrever o conteúdo da nota fiscal. Por sua vez, o arquivo XML é o modo padronizado de emissão e armazenamento de uma nota fiscal eletrônica, simplificado as transações financeiras, sendo, portanto, fundamental para que o contribuinte compreenda o que significa XML da nota fiscal.
Portanto, através dos sistemas digitais de emissão, é possível obter XML da nota fiscal, juntamente com seu Danfe, sendo parte crucial das funções exercidas pelos contadores. Sites como o Fsist permitem a consulta por contribuintes, facilitando no processo de como abrir um arquivo em XML.
Por meio do Fsist, é possível baixar nota, e visualizar XML, de forma simples e rápida. Porém, com a alteração da Sefaz, através dos Ajustes Sinief 16/18 e 17/18, que tornaram obrigatória a consulta com certificado digital, fez com que os sites Fsist, Danfe online, e webdanfe fossem impedidos de funcionar. Dessa forma, para abrir XML e visualizar estes documentos, será necessária a certificação digital.
Prazo de armazenamento de documentos fiscais
Dado o fato de que são variados os tipos de documentos a serem guardados, uma vez que cada espécie documental se refere a um tipo específico de movimentação, também são variados os prazos de armazenamento e manutenção de cada um.
De acordo com o Código Tributário Nacional, a documentação tributária, como notas fiscais, imposto de renda, livros fiscais, ICMS, CSLL, PIS/COFINS, livros de registro, declarações e demais documentos fiscais, deverão ser armazenados por cinco anos.
Já em relação aos documentos de cunho trabalhista, os contratos de trabalho serão armazenados por prazo indeterminado, conforme versa o texto da CLT. O comprovante de cumprimento de obrigações como o pagamento de salário, 13°, férias, entre outros, serão guardados por cinco anos, enquanto que o FGTS, juntamente com suas guias de recolhimento, serão armazenados por trinta anos.
É fundamental que a gestão se atente aos prazos de armazenamento para cada tipo de arquivo fiscal, pois o não cumprimento dessas determinações poderá resultar em multas e penalidades diversas.
Outras possíveis consequências serão a impossibilidade de vender produtos que perderam a utilidade, pela inexistência de nota fiscal; perda do direito de garantia sobre determinados produtos; a empresa poderá ser cobrada novamente por valores que já foram pagos; pagar tributos a maior; entre outras hipóteses.
Armazenamento de documentos fiscais e arquivos XML em nuvem
Considerando a mudança que a documentação tributária e financeira nos últimos anos, por meio da troca do papel por arquivos digitalizados, a maneira mais eficaz de proceder com o armazenamento desse tipo de documento, é salvando os arquivos na nuvem, permitindo a guarda de uma grande quantidade de documentos e arquivos, devido à memória extensa, além da possibilidade de acesso dessa documentação em qualquer dispositivo habilitado.
Como solução inteligente para a administração de uma companhia, o Grupo Studio elaborou o sistema do GSdrive, que armazena todos os documentos fiscais de maneira simples, tanto o arquivo XML, quanto o Danfe e outros documentos pertinentes.
O GSdrive fornece, ainda, relatórios completos, por meio de um painel desenvolvido especialmente para contadores, otimizando os trabalhos realizados pela equipe contábil, de forma segura.
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