Como fazer a priorização de tarefas em equipe (100% crítico)

Você e sua equipe estão finalizando a reunião semanal. E como estavam discutindo os projetos, metas e demandas recebidas, todo mundo fez anotações e preencheu a lista de tarefas.

E na hora de voltar para a mesa de trabalho, a galera olha para o lado e fica pensativa… “E agora… o que fazer?”

A equipe toda tem um monte de trabalho pedindo atenção. E, como se essas longas listas de tarefas diárias já não fossem estressantes o bastante, cada novo item que surge parece importante. Importante do tipo “pra ontem.”

Parece que não existe um ponto claro de partida e a equipe precisa de direcionamento sobre o que deve ser a prioridade número 1.

Será que você deve fechar os olhos e apontar para uma das tarefas? Ou jogar dados e ver que número sái? Ou mesmo, que tal esquecer qualquer tipo de estratégia e apenas começar a fazer as coisas aleatoriamente?

Ok, melhor deixar os dados para o jogo de tabuleiro mesmo. Aqui estão algumas táticas que você e sua equipe podem usar para priorizar de forma eficiente quando tudo está pedindo atenção ao mesmo tempo. Preparar, apontar, foco! 🎯

Mas calma aí… porque não começar de uma vez?

Quando tem várias tarefas para fazer e os prazos estão apertados, o mais fácil é “jogar tudo pra cima” e começar a fazer o que vier pela frente na força bruta.

Pelo menos desse jeito você está fazendo alguma coisa — ou melhor, qualquer coisa. E isso não é melhor do que perder tempo tentando chegar a algum tipo de ordem lógica?

Pior que não… — a priorização de tarefas é importante por vários motivos:

  • Realizar Atividades de Alto Impacto: Se sua equipe decide mergulhar de cabeça no trabalho sem uma estratégia, é da natureza humana começar pelas coisas fáceis, mesmo que não sejam as mais importantes. Isso se resume ao viés de conclusão de tarefa , que afirma que damos prioridade às tarefas mais fáceis e que fazem a gente sentir que está arrasando na produtividade . Isso significa que aquela planilha vai ser atualizada, mas a apresentação da equipe (marcada para semana que vem, aaah!) vai continuar pendente. Em contrapartida, a priorização de tarefas ajuda a identificar o que é mais importante para que você comece pelo que precisa ser feito primeiro.
  • Levar em conta as dependências: Sua equipe não está trabalhando sozinha. Você provavelmente precisa de informações e recursos de outros departamentos e pessoas para fazer as entregas. E esperar pelos outros muitas vezes pode gerar novos obstáculos e atrasos. A priorização de tarefas ajuda a levar em consideração essas dependências e fazer um uso mais eficiente do tempo, em vez de se deparar com obstáculos que atrapalham as entregas.
  • Evitar retrabalho: Se não houver razão clara para as tarefas que sua equipe deve fazer ou para que uma pessoa seja responsável por ela, você corre o risco de ter 2 pessoas (ou mais) fazendo a mesma coisa. A priorização de tarefas evita retrabalho, e isso também significa que você pode aproveitar melhor os pontos fortes da equipe e definir responsáveis para cada item de ação.
  • Gerenciar expectativas: Não há nenhuma dica ou estratégia no mundo que ajude a dar conta de uma carga de trabalho excessiva (o que é uma das causas mais comuns dos sintomas de estresse no trabalho, com 43% dos entrevistados culpando suas cargas de trabalho pesadas). A priorização de tarefas garante responsabilidades realistas e evita os sintomas da síndrome de burnout surjam na sua equipe. Ele também ajuda a gerenciar as expectativas de outros departamentos ou clientes finais ajustando prazos ou o escopo do projeto quando necessário.

Como priorizar tarefas no trabalho quando tudo parece importante

Você já entendeu os benefícios de ter uma estratégia de priorização de tarefas para definir no que sua equipe precisa se concentrar primeiro. Mas ainda fica a pergunta: como você sabe por onde começar?

Respira fundo — não há uma única forma correta de fazer isso. Aqui estão algumas estratégias diferentes para que você e sua equipe possam compreender sua lista de afazeres e começar a riscar fora os itens de forma ordenada e lógica.

1. Mapeie suas tarefas de acordo com os objetivos do negócio

Você e sua equipe não estão lutando com as tarefas porque querem — você quer que o seu trabalho faça a diferença para todo o negócio.

É aí que entra a estratégia. “Alinhe o trabalho da equipe e do projeto com os objetivos de negócios”, aconselha Alyssa Towns , escritora freelancer e especialista em operações empresariais na Adswerve . Pegue cada tarefa da lista de afazeres da sua equipe e se pergunte: Qual é objetivo do negócio que essa tarefa ajuda a atingir? Isso é útil por 2 razões:

  • É mais fácil pedir orientação da gerência média ou superior se eles entendem como seu trabalho afeta os objetivos do negócio.
  • Então, você pode se concentrar no trabalho que tem maior impacto, em vez de começar pelo trabalho que é mais fácil.
  • É preciso dar um passo atrás para perceber se o trabalho é realmente importante, ou se apenas parece importante.

“Se o trabalho não estiver alinhado com um objetivo atual do negócio, é bom deixá-lo para depois”, acrescenta Towns.

Quer saber o objetivo de negócio relacionado a cada uma das tarefas? Experimente usar o Power-Up de Campos personalizados no Trello. Você pode adicionar um campo de “Objetivo do negócio” a cada um dos seus cartões do Trello e, em seguida, selecionar em uma lista suspensa a qual objetivo essa tarefa está ligada.

Assim, você pode usar essa funcionalidade para ajudar a ter uma visão mais holística — mesmo com foco no trabalho duro e específico de cada dia.

priorização de tarefas

2. Confie no poder da matriz

Só para garantir, estamos falando de Matriz, e não do filme Matrix, beleza? 😜 Mais especificamente, estamos falando da matriz de prioridades (também chamada de matriz de Eisenhower) para ajudar a saber como priorizar as tarefas no trabalho.

Funciona da seguinte forma: desenhe um quadrado e divida-o em 4 quadrantes iguais. No lado esquerdo, nomeie os quadrantes “importante” e “não importante.” No topo, nomeie quadros com “urgente” e “não urgente.”

matriz de prioridades

Você vai usar isso para categorizar as tarefas. Talvez aquela sessão de treinamento de funcionários seja urgente e importante, mas arquivar pedidos de emprego antigos não é urgente nem importante. Coloque-os nos quadrantes adequados.

Continue fazendo isso com cada uma de suas tarefas. Depois de colocar todo o seu trabalho nos quadrantes apropriados, use isso como seu guia:

  • Urgente e importante: essas são suas maiores prioridades. Coloque-as no topo da sua lista!
  • Urgente e não importante: essas podem ser delegadas. Se não houver ninguém para fazê-las, elas devem ser sua segunda prioridade.
  • Não urgente e importante: bloqueie algum tempo futuro em sua agenda para lidar com essas tarefas. Mas, elas não precisam ser um foco central neste exato momento.
  • Não urgente e não importante: essas nem precisam estar na sua lista de afazeres agora. Tire-as daí!

Essa matriz de priorização de tarefas é uma maneira simples para você e sua equipe identificarem categorias de tarefas e, em seguida, agir de acordo com a prioridade de cada uma delas. Isso é muito mais eficiente e efetivo do que escolher tarefas aleatoriamente.

3. Comece pelas pequenas vitórias

Espera aí… a gente falou que você não deveria começar com as coisas mais fáceis, pois isso dá a falsa sensação de produtividade e desvia das tarefas mais importantes, certo?

Isso é verdade… mas, às vezes! Como toda regra, existem exceções. Isso é especialmente verdade quando sua equipe está lidando com um caso grave de sobrecarga e burnout.

Estudos mostram que o estresse no trabalho está diretamente relacionado à fadiga. Então, se a equipe já está se arrastando para entregar as coisas, pode ser difícil ter mais energia para enfrentar os projetos mais importantes e desafiadores.

Se você acha que a moral do time está baixa, é bem inteligente começar comendo pelas beiradas. “Se o clima não está legal, vamos conquistar as pequenas vitórias primeiro”, diz Frank Pinto, vice-presidente de engenharia da Lendbuzz , ressaltando que isso ajuda a criar uma onda positiva.

Uma vez que a sua equipe tem a satisfação de concluir algumas das tarefas fáceis da lista, a  bola de neve da motivação e produtividade vai começar a rolar — e as pessoas se sentirão cada vez mais motivadas a abraçar um desafio maior que precisa ser feito.

4. Leve em conta todos os fatores

Quando se trata de pensar em como priorizar tarefas no trabalho, muitos de nós temos a tendência de olhar para apenas uma métrica: o prazo. Vamos ordenar as coisas com base em quando elas precisam ser entregues.

O prazo sem dúvidas é critério importante, mas sozinho não é suficiente para uma boa priorização de tarefas. Por exemplo, existem outros fatores importantes como quanto tempo uma tarefa leva, até quão preparada sua equipe está para realizá-la.

É por isso que muitos gestores tomam distância do problema para ter uma visão mais geral e considerar outros critérios também relevantes para priorizar bem as tarefas. Esses critérios podem ser:

  • Impacto: qual impacto essa tarefa tem para os objetivos do negócio, da equipe, ou para os clientes?
  • Esforço: quanto trabalho é necessário para que essa tarefa seja concluída? É fácil ou difícil?
  • Tempo: com que rapidez essa tarefa pode ser realizada?
  • Confiança: quão preparada está a equipe para lidar com essa tarefa? As pessoas se sentem preparadas ou estão intimidadas pela tarefa?

Noelle McEntee, diretora de marketing a Catch.co , diz que avaliar todas as tarefas dessa forma ajuda a garantir a consistência à medida que você faz a priorização de tarefas — hoje, na próxima semana e até mesmo no próximo ano.

Além disso, John Short, Fundador da Compound Growth Marketing, diz que, em vez de dar seu melhor palpite para responder a essas perguntas, ele analisa os dados para avaliar melhor a realidade.

A propósito, esses fatores são outra coisa que você pode monitorar no Trello. Você pode criar etiquetas e atribuí-las a cartões para que você possa facilmente detectar se algo é de alto impacto, mas de baixo esforço, e assim por diante.

como priorizar tarefas no trabalho

Você vai perder um prazo. E agora?

Você avaliou, categorizou e reordenou as tarefas. E ainda assim sente que não vai dar conta de tudo. Pelo menos não no prazo original. Mesmo que você e sua equipe trabalhem 24 horas por dia, seria preciso um milagre para fazer todos os itens da lista de afazeres até o prazo estipulado.

Mas “agora não é a hora de desistir” – esse pensamento automático aparece, a gente sabe. Mas, isso faz parte e você não é a primeira pessoa ou equipe que precisa adiar uma data de entrega.

A chave aqui é ter uma comunicação clara e proativa. Identifiquem juntos as tarefas que vocês não conseguiram cumprir no prazo e fale com as pessoas ou equipes que serão afetadas por elas.

Explique educadamente que sua equipe está sobrecarregada e você vai precisar estender o prazo. Defina uma nova data para a tarefa e entregue-a. Adiar prazos deve ser a exceção — e não a regra.

Priorização de tarefas: ok!

Mesmo que não pareça agora, você vai superar e dar conta de todas essas urgências da sua equipe. Ok, e daí? O que você pode fazer agora é refletir sobre sua forma de trabalhar e pensar em algumas melhorias para o futuro. Daqui para frente, será que você precisa…

  • Gerenciar o escopo do projeto com mais eficiência?
  • Definir prazos mais realistas?
  • Envolver mais os membros da equipe?
  • Ter acesso a mais recursos?

Aqueles momentos em que você e sua equipe estão sentindo a sobrecarga e tentando apagar o fogo não são apenas algo para se superar — é preciso aprender com eles.

Então, assim que tudo isso passar, olhe para trás e descubra como pode preparar melhor a si mesmo e à equipe para fazer o melhor trabalho possível. Faça isso e sua equipe vai riscar uma tarefa atrás da outra da sua lista de afazeres com mais estratégia e muito menos estresse.

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