Os recursos tecnológicos são indispensáveis para facilitar o trabalho do RH e do Departamento Pessoal. Esses dois setores são responsáveis pela seleção, treinamento, motivação e retenção dos colaboradores na empresa. Além de fazer o processo de admissão, controle de frequência, pagamento dos salários e benefícios, dentre muitas outras atividades.
E é justamente a complexidade dessas tarefas, o excesso de afazeres manuais e o alto nível de detalhamento das ações que faz da tecnologia uma importante aliada.
Nesse contexto, as tarefas que eram feitas manualmente, com grande risco de erros e fraudes, agora podem ser executadas por um sistema que oferece muito mais segurança e agilidade.
Se você ainda não sabe como a tecnologia pode trazer benefícios e resolver problemas comuns da gestão de pessoas, confira neste post as principais vantagens de contar com um sistema de controle de ponto digital. Confira!
Fornecer informações em tempo real
Ter acesso aos dados de registro de ponto dos colaboradores sempre que precisar, independentemente do lugar onde o gestor está e do dispositivo que está utilizando é uma grande vantagem. Ao acessar o dashboard do sistema via web ou aplicativo é possível visualizar a taxa de presença e descobrir quem faltou ou está atrasado, por exemplo.
Verificar essas informações em tempo real é indispensável para tomar decisões importantes, como a substituição ou remanejamento de um colaborador ausente. Assim, a produtividade da empresa não fica prejudicada.
O controle de horas extras é mais um processo facilitado pela automação de controle de ponto. Os sistemas mais modernos mostram quais são os colaboradores que estão trabalhando além da jornada prevista e também a carga horária realizada.
Essa característica é muito importante, pois é indispensável acompanhar essa informação regularmente para programar o pagamento e evitar horas extras desnecessárias. Afinal, nenhuma empresa quer ser surpreendida no fechamento da folha de pagamento, certo?
Facilitar o gerenciamento das escalas de trabalho
As escalas de trabalho são escolhas individuais de cada instituição. Para atender o público com o seu produto ou prestação de serviços tem-se a necessidade de adotar jornadas de trabalho 5×2, 12×36, 24×48 ou outras previstas na CLT ou autorizadas em Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.
A automação do controle de ponto eficiente permite a criação da escala de folga dos colaboradores dentro do próprio sistema. Desse modo, o planejamento dos horários é feito somente uma vez e o gestor não gasta seu tempo preenchendo planilhas e modelos de escala de trabalho todo mês .
Com o apoio da tecnologia na gestão das escalas de trabalho o gerenciamento se torna mais fácil. Os horários podem ser atribuídos a um grupo ou funcionário específico e ao cadastrar os parâmetros no sistema a programação completa de trabalho é gerada automaticamente.
Escalas de trabalho pré-determinadas também ajudam os gestores a controlar a jornada em tempo real, prever o gasto com horas extras e evitar processos trabalhistas.
Produzir relatórios gerenciais instantaneamente
Muitas vezes a produção de relatórios é vista como uma tarefa complexa, não é mesmo? E se dissermos que com a automação do controle de ponto você não vai sofrer para coletar dados, analisar e produzir os documentos?
Um bom software vai automatizar essa obrigação e, com poucos cliques os dados são consumados e ficam prontos para serem impressos. Então, você pode gerar relatórios e analisar:
- a rota de trabalho realizada pelas equipes externas;
- a distância percorrida pelo colaborador;
- as atividades registradas durante o expediente;
- o tempo de duração de cada atividade;
- o saldo do banco de horas e horas extras;
- o absenteísmo e outras informações importantes.
Como você deve ter percebido, a automação do controle de ponto não é apenas uma maneira eficiente para controlar a jornada de trabalho. A solução também é uma ferramenta gerencial significativa com a possibilidade de gerar relatórios em qualquer período do mês.
Dessa forma, o RH consolida informações atualizadas para embasar decisões importantes a respeito dos níveis de produtividade, reestruturação de cargos e previsibilidade dos custos.
Evitar fraudes no registro de ponto
Empresas que ainda não têm um sistema de automação do controle de ponto convivem com a ameaça de fraudes nos registros. Isso porque o controle manual e o relógio de ponto com leitor de digital são fáceis de serem burlados.
O registro de ponto com reconhecimento facial é a única maneira de evitar que essas situações aconteçam. Todas as vezes em que o colaborador registrar o horário de entrada, saída ou intervalo intrajornada o sistema exigirá uma foto para comparar com o arquivo do banco de dados.
Simplificar o envio de informações para o eSocial
Embora haja indícios de que o eSocial acabe até o fim do ano, enquanto essa possibilidade não é confirmada as empresas devem manter a obrigação com o governo em dia.
Sabia que até mesmo nesse caso a automação do controle de ponto pode ajudar o RH? Escolher um sistema que oferece integração com eSocial permite extrair informações do banco de horas ou horas extras, por exemplo, no padrão correto.
A possibilidade de realizar ajustes nos registros de ponto a qualquer momento favorece a agilidade no envio de alguns eventos periódicos, como o pagamento dos rendimentos de trabalho. Assim você não corre o risco de perder o prazo determinado.
De modo geral, a automação do controle de ponto otimiza os processos do eSocial e elimina erros. Logo, além da segurança de estar em dia com os encargos fiscais, previdenciários e trabalhistas, o RH ganha mais tempo para focar na avaliação de desempenho dos colaboradores.
Permitir a integração com o sistema de folha de pagamento
A integração com o software de folha de pagamento é mais uma questão que deve ser observada na hora de escolher a automação de controle de ponto. Pois, com certeza, o da DP da sua empresa terá muitos benefícios ao calcular a remuneração dos colaboradores com agilidade e segurança.
Os dados do registro de ponto são enviados diretamente para o sistema de folha de pagamento. A integração também permite calcular os descontos na folha, uma vez que o sistema reúne o total de horas trabalhadas e compara automaticamente com a carga horária registrada para cada colaborador.
E aí, o que você achou dos benefícios de implementar a automação do controle de ponto na sua empresa? A tecnologia é fundamental para aperfeiçoar os processos da gestão de pessoas. Se você quer economizar tempo e dinheiro automatizando inúmeras atividades manuais, é hora de escolher um sistema de controle de ponto eficiente!
Este artigo foi escrito pelo Tangerino sistema de gestão e controle de ponto. A solução permite que os colaboradores batam ponto de qualquer lugar e a qualquer momento, independentemente de conexão com a internet. Ficou interessado? Saiba tudo sobre controle de ponto com o Tangerino!
