Você tem uma reunião de trabalho one on one com a gerência em alguns minutos e a confusão entra em cena. Sobre o que vocês irão falar? Sobre o que vocês conversaram da última vez? Espera, você se lembrou de anotar aquela dúvida?
Não importa a pauta da reunião one on one, ter expectativas claras com antecedência é crucial não apenas para a produtividade, mas também para o ânimo do time. Quer você seja gerente ou não, há uma forma de fazer com que as reuniões one on one contribuam para um trabalho em equipe produtivo!
Alguns anos atrás, Michael Pryor e eu criamos um quadro do Trello para gerenciar nossas one on ones. É um processo que mantém as reuniões conectadas, no rumo certo e, o mais importante, produtivas. Achamos tão útil que já não podemos voltar atrás!
Agora estou usando os quadros do Trello para gerenciar todas as minhas conversas de one on one e eu sei que muitas outras pessoas fazem isso também. Depois de centenas de one on ones, eu sinto que o processo está funcionando de forma muito eficiente. E sim, eu realmente gosto de participar e de saber como organizar uma reunião de trabalho graças a esse fluxo e ao planejamento proativo (eu acho que os outros membros do time pensam o mesmo😅). Use esse guia para implementar um trabalho em equipe produtivo com as reuniões um a um!
O quadro de one on ones é muito simples!
Para simplificar as coisas, nós incluímos um template gratuito de um quadro one on one que você pode copiar e editar à medida que vamos explicando como funciona. O passo a passo é bem detalhado.
Vamos acompanhar como cada uma dessas listas é usada. É aqui que a verdadeira mágica acontece. ✨
“A discutir” inclui os tópicos da reunião de trabalho
O Trello, como um quadro de reunião um a um, fica perfeito se usado com o método GTD. A lista “a discutir” é o seu espaço compartilhado para incluir quaisquer tópicos que venham à mente.
Ela é muito útil por algumas razões…
- Sempre haverá espaço para adicionar tópicos rapidamente. Quando eu descubro algo que precisa ser acompanhado, eu envio uma mensagem do Slack (se fizer sentido) ou adiciono ao nosso quadro do Trello para lembrar de abordar durante a reunião one on one. Eu também acho importante ter espaço para anotar coisas durante uma troca de mensagens ou conversa para ter certeza de que vou lembrar delas depois.
- Funciona como pauta da one on one Essa lista é “fonte da verdade” para o que será conversado. É fácil organizar uma pauta arrastando os cartões no começo da reunião de trabalho. Essa vista compartilhada do quadro torna o processo divertido e interativo durante a reunião.
- Mantém a outra pessoa atualizada sobre o que eu quero falar. Isso permite que ela pense sobre o tópico com antecedência, faça perguntas no cartão, ou decida se é melhor falar sobre isso agora (ou depois).
🌟 Dica do Trello: Eu acho particularmente útil seguir o quadro, assim eu recebo uma notificação no Trello e outra por e-mail assim que um novo tópico for adicionado.
Funciona muito bem quando ambos os participantes seguem ao quadro, pois gera a oportunidade para responder imediatamente ou esperar para falar durante a conversa um a um.
Você pode fazer isso clicando em “Mais…”, no menu ao lado direito do quadro e clicando em “Seguir” na sequência.
“Em andamento” mostra assuntos a serem acompanhados no um a um
É aqui que incluo as discussões que já iniciamos e que exigem acompanhamento. O cartão na lista Em Andamento é um lembrete fácil para revisitar o tópico da próxima vez que abrirmos o quadro para o nosso one on one.
Eu também uso essa lista para tópicos que queremos acompanhar periodicamente, como por exemplo o andamento de projetos (ou até mesmo as novidades da série de TV que vocês dois gostam).
Se eu quiser ter certeza de que ambos receberemos um lembrete sobre isso, adiciono uma data de Entrega. Isso aciona um lembrete personalizado de data de entrega sempre que você quiser fazer a gestão de prazos em projetos, pois destaca em vermelho se houver atraso.
“Crescimento” para acompanhar o desenvolvimento profissional
Isso é algo que eu comecei a experimentar recentemente. A ideia é que meus relatórios listem no quadro de 3 a 4 áreas de crescimento profissional para se concentrar agora.
Ter seus objetivos de desenvolvimento diretamente nessa lista, é um ótimo lembrete do que significam e de como estão indo. Esse é um processo mais simples do abrir um quadro de Plano de Desenvolvimento Individual, o que costumamos fazer em uma revisão trimestral.
“Discutido” registra todas as discussões anteriores
Eu não uso essa lista com muita frequência, mas ela pode ser útil para consultar cartões de vez em quando, especialmente se tivermos anotado as decisões e ações dentro do cartão. Também pode ser um ótimo lugar para rever conversas ou conquistas passadas no momento de uma autoavaliação!
No fim das contas, o que é mais satisfatório do que uma coluna de “Concluído” em um quadro do Trello?
E assim temos um trabalho em equipe produtivo!
O quadro é fácil de se usar e experimentar, independente de quem o criou (você ou a gestão). O modelo em si é tão simples que não há muita necessidade de detalhes. Mas você pode copiá-lo aqui.
No Trello, usar nosso próprio produto de novas maneiras é sempre empolgante. Esperamos que este quadro ajude a melhorar a comunicação interna na sua empresa também! 🙌
Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Escreva para [email protected].
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