Como lidar com a saída de funcionários importantes

Parte de ser gerente é reconhecer os mais eficientes do time e fazer de tudo para garantir que eles permaneçam nele. Mas, às vezes, não é possível — e lá está você se despedindo de um membro importante do time.

Ver colaboradores saindo da empresa, seja por motivo de desligamento da empresa ou licença prolongada, pode ser difícil. Como dar a notícia para o time? Como lidar com a saída de funcionários e garantir que a saída não cause queda na produtividade? E o que fazer para apoiar os funcionários que ficaram e garantir que a saída do funcionário não tenha um impacto negativo no time?

Comunique a saída para os demais funcionários

Como gerente, você é o primeiro (ou pelo menos um dos primeiros) a saber sobre colaboradores saindo da empresa, seja em definitivo (no caso de o funcionário se desligar da empresa) ou temporário (no caso de um funcionário sair de licença). E cabe a você a responsabilidade de compartilhar essa notícia com o restante do time.

Qual o segredo para comunicar a saída de um funcionário aos membros remanescentes do time? Ser tão aberto e sincero quanto a situação permitir.

“Lidar com eficácia com… [a saída de um membro importante do time] significa ser o mais transparente possível”, diz Michele Bailey, fundadora e CEO da agência de marca e cultura The Blazing Group, palestrante de negócios e autora do livro The Currency of Gratitude: Turning Small Gestures Into Powerful Business Results. “Embora a privacidade seja um fator a se considerar, é importante compartilhar o máximo possível sobre a saída.”

Se o funcionário for sair de licença, esse processo é mais direto. Você pode informar o time que o funcionário vai tirar uma licença, mas vai retornar à empresa em uma data posterior. E, dependendo da situação, você pode ou não compartilhar o motivo da licença. Por exemplo, se uma funcionária estiver saindo de licença maternidade, em geral, você pode compartilhar esse motivo com o time. Mas se um funcionário vai se afastar para lidar com um diagnóstico médico, você deve manter essas informações em segredo e deixar que o funcionário no caso decida se deve e quando compartilhar o motivo com os colegas de trabalho.

O plano para lidar com demissões pode ser um pouco mais complicado. Você pode informar o time que o funcionário não vai mais trabalhar na empresa, mas, como gerente, não cabe a você compartilhar os motivos da demissão.

Quer saber a única exceção a essa regra? Se o funcionário se desligou por causa de uma questão organizacional — e os outros funcionários estão bem cientes dela — “é fundamental reconhecer a questão e decidir como ela vai ser resolvida”, diz Michele. Por exemplo, se o funcionário pedir demissão após uma discussão pública com um membro do time de liderança, o plano para lidar com demissões vai precisar abordar a questão com o time e o que você vai fazer para evitar uma situação semelhante no futuro.

Tenha em mente que “é bom reconhecer… circunstâncias desafiadoras, mas não ficar repetindo a mesma discussão”, diz Michael O’Brien, coach de negócios e liderança. “Em vez disso, o gerente deve se concentrar em como a situação pode ajudar todos a crescer e seguir em frente.” Usando o exemplo acima, você pode informar o time que, em resposta à situação, a empresa vai investir em um programa de treinamento de resolução de conflitos mais robusto. Assim, o time sabe que o time de liderança reconhece a questão e como ela levou à saída do funcionário e não precisa se preocupar com um conflito semelhante no futuro.

A maneira como você compartilha a notícia com o time também é um aspecto importante de como lidar com a saída de funcionários. “É… importante ser pessoal o tanto quanto possível”, diz Michele. “As comunicações por escrito nas empresas, em geral, são impessoais e frias e [muitas vezes] geram mais perguntas que respostas. Conversas cara a cara, mesmo que virtuais, são a melhor forma de dar [esse tipo de] notícia.”

Dedique um tempo para responder perguntas

Depois de dizer ao time que um colega vai sair, uma coisa que você deve esperar com certeza: muitas perguntas, e, como gerente, é importante achar tempo e espaço para responder essas perguntas.

“A pergunta mais comum que os gerentes vão ouvir sobre a saída é ‘por quê?'”, diz Michele.

E faz sentido. É natural que os funcionários fiquem curiosos sobre por que um membro importante do time está de partida e, como gerente, é importante dar uma resposta sincera, “[uma vez que] a incerteza sobre o motivo da saída pode levar a rumores e medo que podem causar um impacto na motivação, engajamento e produtividade”, diz Michele.

Assim que os funcionários tiverem uma compreensão mais clara do motivo pelo qual o funcionário está deixando o time, é bem provável que as próximas perguntas se concentrem em como a saída vai afetar as pessoas, a carga de trabalho e os membros remanescentes do time. Em específico, “as perguntas mais comuns vão ser em torno da carga de trabalho, expectativas e quando o gerente vai começar as entrevistas para preencher a posição”, diz Michael.

Ao conversar sobre essas perguntas com o time, é importante abordar qualquer “preocupação que os funcionários tenham em relação à própria carga de trabalho”, explica Michele. Os funcionários podem se sentir estressados porque a saída do funcionário pode resultar em uma experiência de trabalho mais estressante para eles e para o restante do time — portanto, neste momento, é seu trabalho tranquilizá-los.

Mesmo que você não tenha respostas concretas para todas as perguntas do time sobre o funcionário que está saindo — e como essa saída vai causar impacto — dedicar um tempo para lidar com as preocupações pode proporcionar a garantia de que eles precisam para continuar seguindo em frente.

Crie um planejamento para o futuro

Você informou ao time que o colega de trabalho vai deixar o time (seja em caráter definitivo ou temporário). Você dedicou um tempo para responder às perguntas e preocupações iniciais do time.

Agora, é hora de criar um planejamento para o futuro. E sabe qual a melhor maneira de alcançar esse objetivo? Criar o plano juntamente com o time.

“Em vez de… criar o plano em bolhas, envolva os funcionários do início e ouça as preocupações e sugestões”, diz Michele. “Se eles fizerem parte da solução, vão ficar mais motivados para ver o plano de transição avançar até o final com sucesso.”

Agende uma reunião com os funcionários para descobrir no que o funcionário de saída estava trabalhando, como se encaixa no fluxo de trabalho geral do time e como você pode redistribuir o trabalho daquele funcionário de uma maneira que faça sentido para o projeto e o restante do time.

“Quando alguém sai, pode ser uma boa ideia cortar ou pausar por algum tempo algumas iniciativas e envolver os membros do time na redistribuição do trabalho”, afirma Michael. “Em última análise, o líder precisa tomar a decisão final, mas trabalhar com o time ajuda a moldar o caminho a seguir e melhora o engajamento.”

Converse regularmente com os funcionários que ficaram

O plano vai dar ao time uma orientação clara de como seguir em frente sem o funcionário desligado, mas ter um plano e uma direção não minimiza o impacto potencial que a saída pode continuar a ter no time.

Por exemplo, quando um membro importante do time sai, esse evento pode causar problemas de retenção com os funcionários remanescentes. “A saída de funcionários chave pode fazer os outros se perguntarem se eles devem sair também”, diz Michal. “Em essência, mostra aos membros restantes do time que existem possibilidades em outros lugares.”

A saída também pode fazer com que os membros remanescentes do time se sintam sobrecarregados, desengajados ou chateados (em especial quando o funcionário que saiu fosse alguém que eles consideravam um amigo).

É por esse motivo que, nesta fase do jogo, é tão importante fazer checagens regulares com os funcionários que ficaram para ver como todos estão se comportando e ver se há algo que você possa fazer para dar apoio a eles durante a transição.

Nas semanas seguintes à saída de um membro importante do time, agende reuniões regulares de acompanhamento com o time. Pergunte a eles como estão se saindo, como acham que o time está se saindo e se há algo que eles precisam para alcançar objetivos enquanto o time passa pela transição. Essas reuniões regulares de acompanhamento vão ajudar você a ficar por dentro de questões relacionadas a motivação, produtividade ou engajamento — e vão permitir que você as resolva antes que se tornem questões maiores que atrapalham o time.

Por exemplo, digamos que, durante uma reunião de acompanhamento, você descubra que vários funcionários remanescentes sentem que o time é menos coeso depois de perder um membro tão importante do grupo. Nesse caso, você pode agendar mais eventos de formação do time. Ou digamos que você descubra que os funcionários remanescentes estão com dificuldades para dar conta das responsabilidades adicionais adquiridas em decorrência da saída do funcionário. Nesse caso, você precisar tornar prioridade a busca de um substituto e informar ao time que você vai diminuir a carga de trabalho o mais rápido possível.

A questão é que a saída de um funcionário importante pode causar um impacto negativo no time muito depois da saída. Como gerente, é seu trabalho continuar acompanhando o time, resolver questões relacionadas à saída e garantir que o time tenha tudo de que precisa para seguir em frente com sucesso.

Dicas para manter a moral elevada após a saída de alguém importante

A saída de funcionários chave do time nunca é fácil. Mas agora que você sabe o que fazer se um funcionário importante deixar a empresa ou sair de licença, você tem tudo o que precisa para passar pela situação e garantir que o time saia da experiência mais forte do que antes.