Não há dúvidas de que a tecnologia tornou a comunicação muito mais conveniente — especialmente no trabalho.
Graças a ferramentas digitais de comunicação no ambiente de trabalho (como e-mail, whatsapp e Slack), nunca foi tão fácil e rápido entrar em contato com seus colegas, quer eles estejam do outro lado escritório ou do mundo.
Mas toda essa facilidade não vem de graça…
Na verdade, ela tem um preço.
Parece que quanto mais nos apoiamos na rapidez da comunicação digital, mais desafiador é ter conversas significativas. Como resultado disso, nossa produtividade pessoal e profissional também sofrem.
Se quer estar no seu melhor nível de produtividade, você precisa muito mais do que ferramentas de comunicação. Uma pesquisa do famoso professor da UCLA, Albert Mehrabian mostrou que apenas 7% da comunicação vem das palavras que você usa, o restante é comunicado por sua voz, tom (38%) e expressão corporal (55%).
Então, isso significa que quando você envia uma mensagem virtual, 93% do que você quer comunicar pode se perder no meio do caminho.
Se você quer saber como se comunicar melhor no trabalho, precisa se conectar e dialogar com as pessoas ao seu redor — além da linguagem escrita.
Nós falamos com Celeste Headlee, autora, palestrante, especialista em comunicação e a responsável pelo TED talk viral 10 formas de ter uma melhor conversa para saber a opinião da especialista sobre a importância da comunicação no trabalho — e as estratégias que você pode usar para se destacar no trabalho, melhorar produtividade e fortalecer seus relacionamentos tanto no profissional quanto no pessoal .
Então, vamos começar esse papo!
Por que é importante saber como se comunicar melhor no trabalho?
Primeiramente, antes de começarmos a explicar como melhorar a qualidade das suas conversas (e, como resultado, melhorar o seu desempenho no trabalho), vamos falar porque, exatamente, é importante saber como se comunicar melhor no trabalho.
“O sucesso do ser humano depende das interações sociais,” diz Headlee. “Em outras palavras, nosso sucesso enquanto espécie se deve não apenas a nosso talento físico ou conquistas intelectuais, mas principalmente na nossa habilidade de comunicar e colaborar… É assim que nos relacionamos uns com os outros. É como executamos as coisas.”
Infelizmente, quando o tema é conexões reais e profundas, na cultura atual de conectividade 24/7, a sorte está contra nós.
“Nós vivemos em uma cultura de distração e é muito difícil manter uma boa conversa se você não consegue focar no que está sendo dito e, em vez disso seu cérebro vagueia por um milhão caminhos, seu celular lhe notifica algo ou acontece qualquer outro tipo de distração,”diz Headlee.
Além de ser uma distração, a tecnologia também pode ser cansativa (estamos falando de vocês, redes sociais) e quanto as telas atraem você, mais difícil é se envolver completamente com pessoas na vida real.
“[A tecnologia está] aumentando nosso egocentrismo — e obviamente isso é um problema em uma conversa, porque você tem que estar disponível para compartilhar,” diz Headlee. “Uma conversa verdadeira vai e volta. É uma troca de posições.”
Tudo isso está afastando as pessoas de ter uma boa comunicação no trabalho.
E quando as pessoas não falam, elas acabam trabalhando em bolhas — e não se envolver ou não saber como ter uma boa comunicação com as pessoas pode levar ao medo de se expressar e à falta de autoconfiança no trabalho.
Mas só porque, no mundo digital de hoje, é mais desafiador saber como se comunicar melhor no trabalho, isso não significa que seja impossível! Com algumas pequenas mudanças, é possível priorizar a conexão via conversas, e mudar completamente o seu trabalho, produtividade e relacionamentos durante o processo.
Como ter uma boa comunicação no trabalho?
Está claro que ter conversas significativas e profundas é importante. Mas quais são os passos concretos que você pode tomar para tornar as conversas uma prioridade no ambiente de trabalho e, como resultado, alavancar seu sucesso?
1 – Valorize as conversas de corredor
Se você quer saber como ter uma boa comunicação com as pessoas, não há nada melhor do que começar devagar, afinal você não quer ser a pessoa que fala demais, né? 😛
As conversas de corredor podem não ter a melhor das reputações (quem quer ficar falando sobre o tempo?), mas a verdade é que ela tem a sua importância — especialmente quando se trata de produtividade no ambiente de trabalho.
Um estudo de 2010 revelou que conversas curtas, do tipo “o que você faz”, de fato aumentam as funções executivas do cérebro, uma série de processos mentais responsáveis por tudo, desde a atenção, foco e gestão do tempo, até organização.
Além disso, a conversa de corredor pode não apenas ajudar a melhorar o funcionamento do cérebro, como também trazer felicidade.
Um estudo de 2013 sobre interações sociais e bem-estar revelou que as pessoas que participavam de conversas de corredor com o barista do Starbucks tinham resultados mais positivos do que quem pulava a conversa para receber o café com leite o mais rápido possível.
“Mesmo que considere a conversa de corredor inútil, seu corpo, seu cérebro e sua saúde mental pensam totalmente diferente,”diz Headlee. “A conversa de corredor deveria ser valorizada e apreciada porque você se beneficia dela, sim.”
A conversa de corredor pode parecer boba. Mas conversas casuais podem realmente ter um grande impacto no seu foco, atenção e humor em geral — elementos que têm um grande papel em lhe fazer avançar naqueles grandes projetos ou nas pequenas listas de tarefas diárias.
Portanto, converse com colegas de trabalho sobre o fim de semana. Comentem sobre a última prova do Masterchef Brasil. Faça questão de incorporar no seu dia as conversas de corredor com seus conhecidos, colegas de trabalho, quem faz seu café e todas as outras pessoas e tenha mais felicidade e produtividade.
2 – Pratique a escuta ativa
Quando a maioria das pessoas conversam, elas estão focadas no que vão dizer. Mas se você quer saber como se comunicar melhor no trabalho (e usar essas conversas para fazer mais e ter sucesso no seu trabalho), você precisa mudar o foco da fala para a escuta.
De acordo com Headlee, escutar é a parte mais importante da comunicação no trabalho — e também é a parte que as pessoas têm mais dificuldade.
No seu TED Talk, Headlee lista uma séria de razões pelas quais é muito mais fácil falar do que escutar, seja por ter o senso de controle sobre a conversa, até pela dificuldade de prestar atenção no que a outra pessoa está dizendo. Mas se você não está escutando, “Você não está em uma conversa. Nesse caso, vocês estão apenas soltando frases sem se preocupar muito com o sentido e a relação entre suas ideias,” ela diz.
Então, como escutar melhor?
Da mesma maneira que você chega ao Ballet Bolshoi: praticando, praticando, praticando.
“A escuta ativa nunca é fácil… Você tem que pensar nela como se fosse ir para a academia. Nunca vai chegar um momento na sua vida em que você diz ‘bom, agora já me preparei o suficiente. Não preciso me exercitar mais,'” diz Headlee. “É a mesma coisa com suas habilidades de escuta. Na verdade, isso é algo que precisa praticar constantemente.”
Se você quer aprender como se comunicar melhor no trabalho, busque oportunidades de amplificar a sua habilidade de escuta.
Quando você está conversando com um colega, não passe o tempo todo pensando sobre o que você vai dizer depois. Em vez disso, concentre-se apenas em ouvir. Você não apenas aproveitará mais cada uma das conversas, como isso também pode lhe ajudar a obter mais confiança e influência.
Uma pesquisa da Columbia University indicou que a escuta tem “correlação positiva com a influência”, muito mais do que a expressão verbal.” O estudo também revelou que “escutar ajudou na abertura, no diálogo e na influência mútua entre as partes.”
Essa única mudança — abordar as conversas com o objetivo de entender em vez de se fazer entender — pode mudar completamente a forma como você conversa e se relaciona com as pessoas. E essa mudança pode ajudar a avançar na carreira e na vida.
3 – Diga adeus aos espaços de trabalho abertos (ou torne-os menos abertos)
Espaços de trabalho abertos ainda são tendência. Mas a verdade é que eles não funcionam de verdade — especialmente quando o assunto é como se comunicar melhor no trabalho. “Espaços de trabalho abertos tem como objetivo facilitar as interações, mas o que tem acontecido é justamente o contrário “diz Headlee.
Pesquisadores da Harvard University descobriram que mudar para espaços abertos de trabalho reduziu as conversas em 70%.
E qual seria o motivo? As pessoas precisam de um certo nível de privacidade para se conectarem — e essa privacidade não existe em espaços de trabalho abertos.
Por exemplo, você pode hesitar em parar na mesa de um colega de trabalho para fazer uma pergunta quando você sabe que todo o departamento de marketing pode ouvir a conversa. Ou então, você pode querer ter uma conversa importante com seu colega, mas vê que ambos estão se distraindo com tudo o que está acontecendo.
Estudos mostram que apenas ouvir alguém falar ao telefone pode impactar negativamente o seu tempo de atenção, então, imagine como é difícil prestar atenção a uma conversa quando há um espaço de trabalho todo cheio de distrações para lidar.
Agora, se você já tem um escritório em conceito aberto, um redesign completo pode não estar nos planos (ou no orçamento) de como melhorar o ambiente de trabalho. E tudo bem.
Ao criar espaços de privacidade dentro do escritório aberto, você pode dar às equipes o espaço que elas precisam para realizar o trabalho sem distrações — facilitando assim as conversas.
Então, por exemplo, se começar a ficar muito barulhento na área aberta, membros da equipe que quiserem um momento de paz e tranquilidade podem usar uma sala de conferência para realizar suas atividades. Ou então, estabeleça certas áreas no local de trabalho como “áreas de silêncio,” onde as equipes sabem que podem ir para se concentrarem.
Você também pode investir em pequenas salas à prova de som (como essas incríveis cabines telefônicas da ROOM) que permitem as pessoas possam fazer uma ligação por telefone ou vídeo sem interromper ou distrair o resto da equipe.
O ponto é que a falta de privacidade em espaços de trabalho abertos podem dificultar as conversas produtivas. Mas, ao criar certa privacidade, você facilita a conexão entre as pessoas.
4 – Leve as conversas para fora
Se você perceber que se engatou em uma conversa que não vai dar em nada, uma mudança de cenário pode fazer maravilhas. E qual a melhor forma de mudar o cenário para promover melhores interações? Leve suas conversas para fora do escritório.
Quanto mais você fala, mais difícil pode ser para focar, o que também dificulta o desenvolvimento de conversas produtivas.
“O cérebro humano só consegue focar de 45 a 50 minutos por vez e depois disso ele precisa de uma pausa,”diz Headlee. “E a melhor pausa é aquela em que você vê a natureza ou algum verde.”
Levar a sua conversa para fora do escritório não é apenas uma interrupção no padrão (que pode facilitar a retomada de concentração), mas passar um tempo ao ar livre pode reduzir os níveis de estresse, aumentar as emoções positivas, despertar a criatividade e estimular a flexibilidade, tudo isso que contribui para conversas produtivas e significativas.
Portanto, da próxima vez que sentir que não está tirando muito proveito das suas conversas, dê uma volta no parque (literalmente!).
Uma boa comunicação no trabalho ajuda a ter produtividade e sucesso
Boas conversas podem abrir caminhos para uma maior produtividade e conexões mais significativas, quer seja no escritório em uma videoconferência ou em casa, no conforto do sofá.
Então, a próxima vez que tiver a tentação de disparar um e-mail com uma atualização, faça um esforço de conversar pessoalmente. Você (e sua carreira) não irão se arrepender!
